Che cos'è una procedura di raccolta?
Una procedura di incasso delinea chiaramente le politiche e le procedure che un'entità prende per riscuotere i debiti in caso di mancato pagamento. In alcune regioni, organizzazioni come università, agenzie fiscali e servizi pubblici devono fornire informazioni sulle loro procedure di raccolta ai membri del pubblico a scopo informativo. Queste politiche creano anche un sistema che i dipendenti devono seguire quando elaborano i debiti e rappresentano la società nelle negoziazioni con i debitori. Possono essere pubblicati in manuali dei dipendenti e altri documenti interni.
Tali documenti possono iniziare con una discussione dei termini di base, come un accordo di rimborso netto di 90 per i debitori. Secondo i termini, le persone hanno un determinato periodo di tempo per ricevere le loro fatture e pagarle, contestarle o negoziare un piano di pagamento. Se non rispondono, la società può avviare una procedura di riscossione per raccogliere i soldi. La portata dell'attività di riscossione può dipendere dalla natura del debito; le autorità fiscali, ad esempio, possono essere in grado di sequestrare la proprietà e metterla all'asta per coprire le imposte non pagate.
Secondo la procedura di riscossione, i debitori devono ricevere comunicazioni che forniscano informazioni sul debito, eventuali interessi e commissioni applicabili e dove indirizzare il pagamento. Se rispondono, la società può entrare nella fase successiva, quella di riscuotere il debito per intero o creare un piano di pagamento. Quando i debitori non rispondono alle richieste di pagamento, la società potrebbe essere in grado di perseguire un'azione giudiziaria per riscuotere i fondi. Può anche condurre un'indagine per individuare i debitori mancanti e identificare le attività che potrebbero essere ammissibili al sequestro, se è autorizzato a svolgere attività di sequestro.
Le procedure di raccolta chiaramente stabilite possono proteggere un'azienda da responsabilità legale. Se tratta allo stesso modo tutti i debitori, non può essere accusato di pratiche discriminatorie. Avere messo in atto politiche consente ai dipendenti di seguirli attentamente e in modo neutrale con tutti i debitori, piuttosto che usare il proprio giudizio. La documentazione può anche essere utile in caso di controversia, in quanto la società può dimostrare che ha obbedito alla legge e ha seguito le procedure interne quando ha gestito una questione.
Coloro che hanno domande sulla procedura di raccolta possono chiedere di vedere la documentazione e possono richiedere una spiegazione di tutti i componenti che hanno difficoltà a comprendere. Prima di assumere un debito, può essere consigliabile rivedere tutti i termini e le condizioni, comprese le informazioni sulla procedura di raccolta. Ciò può fornire informazioni importanti su ciò che le persone dovrebbero fare quando temono di non essere in grado di pagare.