Che cos'è un account di controllo?
Un conto di controllo è un conto di riepilogo all'interno di un libro mastro finanziario che accumula i dettagli di un conto in un libro mastro sussidiario - i libri mastro tengono traccia di tutte le transazioni finanziarie all'interno di una società. Le informazioni gestite in un libro mastro sussidiario sono i dettagli a supporto delle informazioni sul libro mastro. I registri secondari vengono utilizzati per tenere traccia di una varietà di articoli che si accumulano in un libro mastro generale, inclusi i crediti, i debiti, le scorte e le entrate. Oltre agli importi delle transazioni, i registri delle filiali spesso includono nomi, posizioni, descrizioni e date. Ciascuno degli articoli di contabilità sussidiaria in genere avrà un conto di controllo nella contabilità generale.
I dipartimenti contabili utilizzano i saldi di prova generati dalla contabilità generale quando accumulano dati finanziari mensili, trimestrali e annuali. In genere, i dipartimenti contabili raramente richiedono il tipo di dettaglio tracciato in un libro mastro sussidiario. Ad esempio, un reparto crediti dovrà essere in grado di accedere alle informazioni sui clienti, come un numero di telefono, al fine di contattare potenzialmente un cliente in merito ai saldi non pagati. Il reparto contabilità, tuttavia, nella maggior parte dei casi preferirebbe vedere i totali dei crediti in essere e non le informazioni sui clienti legate a transazioni specifiche. Ogni volta che un reparto crediti contabilizza un importo dovuto in un record cliente, il conto di controllo nella contabilità generale viene aggiornato con la modifica, che fornisce un accesso prontamente disponibile al totale dei crediti.
Un conto di controllo viene aggiornato quando i registri delle filiali trasferiscono sistematicamente le informazioni al libro mastro. La tempistica degli aggiornamenti per il controllo degli account dipende da vari fattori, tra cui la complessità dei sistemi coinvolti, le dimensioni dell'azienda e persino la pianificazione delle attività di chiusura della contabilità di fine mese. Nelle società più grandi, il sistema di contabilità generale sarà in genere il proprio sistema software indipendente, separato dai registri delle filiali che tengono traccia delle transazioni per articoli quali crediti o inventario. I conti di controllo in situazioni come questa potrebbero non essere aggiornati per tutto il mese perché la pianificazione del trasferimento di informazioni tra il libro mastro sussidiario e il libro mastro generale non è in tempo reale. Le piccole imprese potrebbero non avere lo stesso problema in quanto i registri generali e i registri sussidiari potrebbero essere inclusi in un pacchetto software.
Uno dei vantaggi dei conti di controllo è il potenziale per un aumento della separazione dei compiti, utile per aiutare a limitare errori e frodi. Spesso, gli individui tenuti a tenere traccia dei dati nei libri contabili sussidiari sono separati da quelli che accumulano i dati finanziari. Pertanto, al momento della creazione del bilancio, verranno condotte le riconciliazioni tra conti di controllo e contabilità sussidiaria per garantire che venga riportato il saldo corretto per un particolare elemento pubblicitario. In definitiva, i conti di controllo consentono un più facile e rapido accumulo di dati finanziari per i dipartimenti contabili.