Che cos'è una nota di credito?
Nota anche come nota di credito o nota di credito, una nota di credito è un documento rilasciato da un fornitore o fornitore a un cliente. Il documento viene in genere utilizzato per fornire una sorta di sconto sul prezzo normalmente esteso al cliente, sia autorizzando uno sconto di cassa a quel cliente o sottraendo l'importo scontato dal saldo dovuto su transazioni che non sono state ancora fatturate al cliente. Lo sconto può essere sotto forma di una percentuale di tali addebiti o di un importo effettivo in dollari, a seconda delle politiche e procedure dell'entità che emette la nota di credito.
Una nota di credito viene talvolta utilizzata come documento interno per elaborare sconti estesi a un cliente nell'ambito di una campagna promozionale. Ad esempio, il fornitore può estendere eseguire una promozione che fornisce a clienti specifici uno sconto del 5% sui successivi tre ordini effettuati. Man mano che tali ordini vengono immessi, viene generata una nota di credito per ciascuno di quegli ordini, che riflette il prezzo standard applicato agli articoli ordinati. L'importo totale dovuto sull'ordine viene quindi ridotto del 5%, con i totali originali e rettificati visualizzati nella fattura dell'ordine. In genere, anche il motivo del credito è documentato sia sulla nota che sulla fattura. Questo approccio consente al cliente di vedere quanto è stato effettivamente salvato su quel particolare ordine.
Ci sono situazioni in cui una nota di credito viene utilizzata per compensare i clienti per una sorta di inconveniente riscontrato durante l'utilizzo dei servizi di una determinata società. Ad esempio, una società di teleconferenza può scegliere di emettere una nota di credito sulla fattura per una chiamata in conferenza specifica quando la qualità di tale teleconferenza è compromessa da fattori originati dalla società che fornisce il servizio. In questo scenario, il fornitore della conferenza emetterà una nota di credito o una nota che cancella efficacemente una parte o anche tutti gli addebiti associati alla chiamata. Viene comunque stampata una fattura per la chiamata, ma riflette sia gli addebiti originali sia l'importo del credito, insieme al saldo dovuto dovuto. Qui, l'obiettivo è tentare di riparare il danno arrecato dal servizio inferiore ricevuto dal cliente, motivando il cliente a provare nuovamente il fornitore di teleconferenze.
L'uso di una nota di credito è anche importante per il processo di contabilità interna. Documentando eventuali sconti emessi per qualsiasi scopo, è possibile per le aziende determinare la quantità di entrate perse in ciascun periodo a seguito di tali crediti. Questo può essere particolarmente importante poiché le aziende possono tracciare non solo i totali ma anche i motivi dei crediti. Qualora un'analisi dell'attività della nota di accredito per un periodo indichi che un errore di servizio ricorrente rappresenta una parte significativa dei crediti emessi, è possibile adottare misure per correggere la questione, risparmiando in definitiva all'azienda una notevole quantità di denaro.