Che cos'è un promemoria di debito?

Nota anche come nota di addebito, una nota di addebito è un tipo di documento contabile utilizzato per identificare un importo addebitato su un conto cliente. In alcuni casi, il promemoria è un documento interno che consente di mantenere un registro degli addebiti e degli account non ancora fatturati. Altre volte, una nota di addebito svolge una funzione simile a quella di una fattura, consentendo al cliente di utilizzare il documento come base per l'invio di un pagamento.

Se utilizzato come documento interno, è possibile utilizzare una nota di addebito per applicare addebiti a un conto cliente che non sono stati ancora fatturati. Ciò può includere l'utilizzo corrente che si è verificato dall'ultima dichiarazione di fatturazione. Una volta avviato il processo di preparazione di una fattura per l'ultimo periodo chiuso, tutti i memo creati dall'ultima data di chiusura verranno utilizzati come documentazione per supportare gli elementi pubblicitari nella nuova fattura. Mentre in passato la nota di addebito era conservata solo come copia cartacea, alcuni sistemi software di contabilità oggi consentono la creazione di una nota elettronica a cui è possibile accedere e utilizzare per popolare i dettagli in una fattura cliente.

Come documento sostitutivo di una fattura, la nota di addebito può essere utilizzata come mezzo per regolare il saldo dovuto su un conto quando un addebito precedentemente sostenuto viene lasciato fuori da quella fattura per qualche motivo. Ad esempio, se il prezzo speciale esteso a un cliente tramite un contratto dovesse scadere e i dettagli nel sistema di fatturazione non fossero aggiornati, è possibile che un periodo di fatturazione verrà fatturato alle tariffe più vecchie e non più applicabili, anziché al tariffe standard per i beni e servizi forniti. In tal caso, la società può scegliere di emettere una nota di addebito e inoltrarne una copia al cliente, adeguando il saldo dovuto su quella fattura e chiedendo che il resto del pagamento sia offerto entro un determinato periodo di tempo.

Proprio come una nota di credito viene spesso utilizzata per apportare un tipo di rettifica nel saldo dovuto su un conto cliente rimuovendo una parte degli addebiti accumulati, una nota di addebito può essere utilizzata come meccanismo per aggiungere addebiti che sono stati determinati da applicare a quel cliente. I dettagli effettivi sulla nota varieranno in base alle politiche aziendali e alla stretta osservanza dei principi contabili generalmente accettati, ma è probabile che il documento includa tutte le informazioni necessarie per creare un elemento pubblicitario in una fattura. Inoltre, i dettagli della nota di addebito saranno sufficienti per tracciare la cronologia della transazione dal momento in cui l'addebito è sostenuto fino alla data di fatturazione.