Che cos'è una ricevuta di consegna?
Una ricevuta di consegna è un documento che conferma la consegna di un messaggio, oggetto o ordine. Esistono diversi modi per utilizzare le ricevute di consegna, inclusi gli scambi di posta e la registrazione degli ordini inviati da una società per la consegna. Sono disponibili versioni generiche che le aziende devono compilare in base alle necessità e molti programmi software progettati per aiutare con la spedizione producono anche ricevute di consegna.
Un'impostazione in cui questo tipo di documento è comune è presso l'ufficio postale, dove i mittenti possono richiedere una ricevuta di consegna a un costo aggiuntivo. Quando arriva la posta, un destinatario deve firmare per confermare la consegna. Ciò consente al mittente di sapere che la posta è arrivata in modo sicuro. Può essere importante in presenza di una scadenza o di misure analoghe e il mittente desidera disporre di documentazione in caso di controversia. Se un avvocato afferma di non aver ricevuto una comunicazione in tempo, ad esempio, il mittente può utilizzare la ricevuta di consegna per provare il contrario.
L'e-mail può anche venire con un'opzione di ricevuta di consegna. Alcuni sistemi di mailing automatico generano ricevute in modo che i mittenti sappiano che le loro e-mail sono arrivate in modo sicuro. Ciò è particolarmente comune nel servizio clienti, in cui la ricevuta fornirà anche un numero di riferimento e un lasso di tempo in modo che il mittente sappia quando può aspettarsi di ricevere una risposta. Questa e-mail proviene da un indirizzo automatizzato e ai mittenti viene comunicato che non possono inviare e-mail a quell'indirizzo e aspettarsi una risposta.
Nella spedizione, molte aziende utilizzano un sistema di ricevuta di consegna per affrontare il rischio di reclami dei clienti. Quando il cliente riceve una spedizione, deve esaminarla e firmare una ricevuta di consegna, indicando che l'ha ricevuta per intero. Poiché le spedizioni sono spesso strettamente imballate e il servizio di consegna è in attesa di passare alla consegna successiva, i clienti possono firmare i moduli senza controllare e avere una breve finestra per contestare qualcosa sul modulo. Una libreria, ad esempio, potrebbe firmare la documentazione e quindi scoprire che in realtà sono diverse copie di un titolo e richiedere un rimborso o una rispedizione.
La ricevuta di consegna viene registrata nei registri relativi alla spedizione. Se un cliente afferma che qualcosa non è mai arrivato, la società può ritirare la ricevuta di consegna per indagare sulla situazione. È possibile che i prodotti siano stati consegnati a un indirizzo errato o che non siano stati firmati da un rappresentante autorizzato. Potrebbe anche determinare che, secondo i suoi registri, la spedizione è andata alla persona giusta nel posto giusto e la società non ha possibilità di ricorso.