Che cos'è un inventario di cespiti?
Le attività fisse sono un nome comune per attività a lungo termine o non correnti che sono elementi fisici. Questi sono generalmente raggruppati tra le attività materiali, impianti e macchinari (PP&E). Sono composti da cose di cui un'azienda ha bisogno per funzionare e possono essere piccole come una matita o grandi come un edificio. Per tenere correttamente conto delle immobilizzazioni, un'azienda deve disporre di un elenco dettagliato dei propri PP&E. Un inventario delle immobilizzazioni fornisce queste informazioni.
Le immobilizzazioni sono ammortizzate, il che fornisce una detrazione fiscale per un'azienda. Se un'azienda non ha un registro corretto delle sue immobilizzazioni, potrebbe dedurre una detrazione troppo grande o troppo piccola. Per un accurato calcolo dell'ammortamento, un'azienda deve sapere quando è stato acquistato un cespite, quale è stato il suo costo iniziale e quale è la sua durata utile prevista. Tutte queste informazioni dovrebbero essere incluse in un inventario delle immobilizzazioni.
È inoltre necessario un inventario delle immobilizzazioni per un'adeguata copertura assicurativa. Le immobilizzazioni hanno spesso un valore significativo e devono essere assicurate. Un'azienda non vuole assicurare gli articoli che non possiede, né vuole assicurare gli articoli che possiede. Un inventario di immobilizzazioni può anche ridurre il furto, che a sua volta ridurrà i premi assicurativi.
Il software di gestione dell'inventario delle risorse può essere utilizzato per assistere nel processo di inventario. Gli articoli sono etichettati con codici a barre o tag di identificazione in radiofrequenza (RFID) e caricati nel software tramite uno scanner. Quando vengono acquistati nuovi cespiti, questi vengono aggiunti all'elenco. Allo stesso modo, quando le immobilizzazioni esistenti vengono eliminate, vengono rimosse dal software. In questo modo, il software può fornire un tracciamento preciso dell'inventario delle immobilizzazioni.
In genere, il software di gestione patrimoniale si interfaccia con il sistema contabile di una società e gestisce attività come la rilevazione dell'ammortamento e l'aggiornamento dei conti di contabilità patrimoniale. Il software fornirà spesso anche un modo per registrare ulteriori dati sugli asset, come il tipo di asset fisso, quando è stato acquisito, il fornitore, il modello e i numeri di serie. Il software può rendere questi dati disponibili per altri sistemi di un'azienda in modo che le informazioni vengano registrate in un unico posto, riducendo i tempi di immissione dei dati e gli errori.
Senza software di gestione patrimoniale, un'azienda dovrebbe produrre manualmente un inventario di cespite. Per un'azienda con poche immobilizzazioni, un processo manuale è probabilmente l'opzione migliore. Una società con molte immobilizzazioni sarebbe meglio servirsi investendo in software di gestione patrimoniale. Indipendentemente dal processo utilizzato, una società che si occupa di immobilizzazioni avrà bisogno di un modo per produrre un inventario di immobilizzazioni.