Che cos'è un controllo del trasporto?
La logistica rappresenta le attività svolte da un'azienda per spostare merci attraverso diversi punti di distribuzione. Un controllo del trasporto merci consente a un'azienda di esaminare, adeguare e verificare l'accuratezza delle fatture del trasporto merci. Questo processo inizia raccogliendo le fatture di trasporto dai fornitori; i dipendenti dell'azienda inseriscono quindi le fatture in un sistema contabile computerizzato. I contabili esaminano ogni fattura per voci quali la tariffa chilometrica, le spese accessorie e le tariffe. Lo scopo di un controllo del trasporto merci è garantire la validità e l'accuratezza di ogni fattura.
La spedizione e il trasporto merci possono essere spese ingenti per alcune aziende. Quelli nel settore della vendita al dettaglio o nel settore dei servizi alimentari sono quelli maggiormente colpiti dal trasporto merci. L'aumento dei prezzi del petrolio e del gas può anche rendere più importante un controllo delle merci. Le aziende spesso trasferiscono ai clienti le spese di spedizione e di trasporto. La mancata conservazione di registri accurati per tali addebiti può comportare costi più elevati senza compensare aumenti di prezzo per garantire profitti di livello.
L'audit del trasporto merci può essere un processo di revisione periodica. I contabili possono verificare in loco alcune fatture ogni mese per assicurarsi che non vi siano spese in eccesso. Le grandi aziende spesso impiegano un analista del trasporto o della logistica. Questo dipendente è l'intermediario tra le società di trasporto merci e la società. Il suo compito è quello di inserire nel sistema tutte le fatture approvate dalla direzione al momento della ricezione; le fatture discutibili richiedono una correzione prima di inserirle nel sistema.
Sono disponibili tre diversi metodi per passare attraverso le procedure di audit del trasporto merci. La corrispondenza manuale richiede ai contabili di rivedere manualmente ogni fattura per gli articoli identificati. Il software può essere programmabile per segnalare eccezioni quando i costi di trasporto superano un determinato livello. L'outsourcing è la terza opzione. Le società possono assumere una società esterna per gestire le fatture di trasporto e spedizione per cercare discrepanze.
Un altro scopo del controllo del trasporto merci è garantire che un'azienda riceva tutti gli sconti concessi dai venditori. La maggior parte dei venditori di merci offre sconti percentuali per determinati volumi di spedizione. L'audit del trasporto merci garantisce l'assenza di fatture senza ricevere lo sconto adeguato. Anche le spese speciali applicate alle spese di trasporto sono soggette a revisione. I contabili devono discernere il motivo per cui questi sono sulla fattura di trasporto e come codificarli nella contabilità generale.
I sistemi informatici di contabilità o di gestione sono generalmente indispensabili per il processo di audit delle merci. Ciò consente la ricezione quasi istantanea di fatture e fatture per la revisione. I contabili possono ricevere le fatture in modo tempestivo per garantire che la società non paghi troppi soldi prima di rivedere le fatture di trasporto.