Cos'è un audit merci?
La logistica rappresenta le attività che un'azienda svolge per spostare le merci attraverso diversi punti di distribuzione.Un audit merci consente a un'azienda di esaminare, adeguare e verificare le fatture di trasporto per l'accuratezza.Questo processo inizia raccogliendo fatture merci dai venditori;I dipendenti dell'azienda inseriscono quindi le bollette in un sistema contabile computerizzato.I contabili esaminano ogni fattura per articoli come tasso di chilometraggio, addebiti accessori e tariffe.Lo scopo di un audit merci è garantire la validità e l'accuratezza di ciascuna fattura.
La spedizione e il trasporto merci possono essere grandi spese per determinate società.Quelli nel settore della vendita al dettaglio o nel settore dei servizi alimentari sono quelli più colpiti dal trasporto merci.L'aumento dei prezzi del petrolio e del gas può anche rendere più importante un audit merci.Le aziende spesso trasmettono spese di spedizione e merci ai clienti.La mancata mantenimento di registri accurati per questi addebiti può comportare costi più elevati senza aumenti dei prezzi di compensazione per garantire profitti del livello.
L'audit del trasporto merci può essere un processo di revisione periodica.I contabili possono verificare alcune fatture ogni mese per garantire che non esistano addebiti in eccesso.Le grandi aziende spesso impiegano un analista di trasporto o logistica.Questo dipendente è l'intermediario tra le società merci e la società.Il suo compito è quello di inserire tutte le fatture approvate dal management nel sistema al ricevimento;Le fatture discutibili richiedono una correzione prima di inserirle nel sistema.
Sono disponibili tre diversi metodi per passare attraverso le procedure di audit merci.La corrispondenza manuale richiede ai contabili di rivedere ogni fattura a mano per gli articoli identificati.Il software può essere programmabile per segnalare eccezioni quando i costi di trasporto sono al di sopra di un certo livello.L'outsourcing è la terza opzione.Le aziende possono assumere un'azienda esterna per lavorare attraverso le fatture merci e spedizioni per cercare discrepanze.
Un altro scopo dell'audit di trasporto è quello di garantire che una società riceva tutti gli sconti forniti dai venditori.La maggior parte dei venditori di merci offre sconti percentuali per determinati volumi di spedizione.L'audit del trasporto merci garantisce alcuna fattura senza ricevere lo sconto adeguato.Gli addebiti speciali applicati alle fatture merci sono anche soggetti a revisione.I contabili devono discernere perché questi sono sulla fattura del trasporto merci e come codificarli nel libro mastro generale.
I sistemi contabili o di gestione computerizzati sono in genere un must per il processo di audit del trasporto merci.Ciò consente la ricezione quasi istantanea di fatture e fatture per la revisione.I contabili possono ricevere le fatture in modo tempestivo per garantire che la società non paghi troppi soldi prima di rivedere le bollette.