Che cos'è un Lockbox?
Uno dei servizi bancari che le aziende di tutte le dimensioni possono trovare utili è un servizio lockbox. In sostanza, un lockbox è semplicemente una casella postale che la tua banca stabilisce per la tua attività e che la banca controllerà. Ti viene assegnato un mandato di indirizzo che consentirà ai tuoi clienti di inviare il pagamento per tutte le fatture emesse dalla tua organizzazione direttamente alla cassetta di sicurezza. A sua volta, la tua banca aprirà tutta la corrispondenza, depositerà gli assegni nei tuoi conti e ti fornirà un accesso elettronico che ti permetterà di vedere l'attività quotidiana. In breve, la tua banca diventa il mezzo con cui riscuoti i crediti e li depositi nel tuo conto operativo, buste paga o altro conto commerciale designato.
Ci sono molti vantaggi nel proteggere un lockbox per la tua azienda. Uno dei più importanti è la sicurezza. In genere, le cassette di sicurezza sono protette al di sopra e al di là delle normali misure di sicurezza associate all'avere una casella postale. Quando un pagamento raggiunge il tuo lockbox, le probabilità che cada nelle mani sbagliate sono quasi nulle. Questo può dare a te e alla tua clientela un senso di comfort.
In secondo luogo, la procedura di lockbox può semplificare molto la registrazione dei pagamenti nel sistema contabile. Molte banche sono in grado di fornire dettagli sui pagamenti depositati che includono immagini degli assegni e qualsiasi altro documento fornito con l'assegno. Spesso, un batch giornaliero di ricevute può essere scaricato in formato PDF e utilizzato per l'inserimento manuale nel sistema. Questo metodo evita al team di contabilità di dover aprire la posta e ordinare i controlli prima di inserire i dati. Inoltre, elimina la necessità di preparare un deposito bancario.
Tuttavia, potresti essere in grado di risparmiare ancora più tempo, a seconda del tipo di software di contabilità che usi. Molte banche possono fornire un rapporto delimitato che può essere importato direttamente in alcuni sistemi software di contabilità. Se sei abbastanza fortunato da avere un software compatibile, il compito di pubblicare pagamenti potrebbe richiedere alcuni minuti, anche se l'elenco dei pagamenti arriva a centinaia.
Un terzo vantaggio del sistema lockbox è che si dispone di una cronologia di backup dei crediti. Se dovesse accadere qualcosa di grave con il tuo sistema di contabilità del software e dovessi perdere una parte o tutti i dati, i rapporti cronologici sull'attività del lockbox possono aiutarti a iniziare il processo di ricostruzione. Ciò significa che puoi aggiornare rapidamente gli account dei tuoi clienti e iniziare a ricostruire i rapporti su entrate e uscite mese per mese.
Mentre un lockbox non svolge alcuna funzione che il tuo team di contabilità non potrebbe fare per te, i vantaggi del tempo risparmiato, dell'origine delle informazioni di backup e della sicurezza avanzata rendono un sistema lockbox un'opzione molto interessante. Verifica con la tua banca oggi e vedi cosa hanno da offrire attraverso un programma lockbox.