Che cos'è un rimborso in miglia?

Quando un dipendente utilizza il suo veicolo personale per condurre affari a beneficio del suo datore di lavoro, può ricevere un rimborso per i costi associati sotto forma di rimborso di miglia. In questo modo, una società assorbe parte delle spese di carburante e dell'usura dell'automobile a un ritmo prestabilito, alleviando l'onere finanziario dei dipendenti. Negli Stati Uniti, questo è un vantaggio facoltativo; in quanto tale, il governo degli Stati Uniti può anche consentire una detrazione fiscale per le società o gli individui che usano le automobili per scopi commerciali. Di solito, le aziende basano il tasso di rimborso del chilometraggio sulle linee guida stabilite dalle agenzie governative nazionali, come l'Internal Revenue Service (IRS) negli Stati Uniti, ma non sempre.

I dipendenti che lavorano per organizzazioni che offrono rimborsi di miglia in genere sono tenuti a fornire un resoconto accurato delle miglia aziendali che guidano. La maggior parte delle aziende ha un modulo standard, chiamato una nota spese, in base alla quale il dipendente completa le informazioni pertinenti che delinea i luoghi in cui ha guidato, il numero di miglia percorse per arrivarci e lo scopo commerciale per ogni visita particolare. Quando la direzione approva la nota spese, il dipendente viene rimborsato per i costi sostenuti. Questo è di solito calcolato prendendo il numero di miglia di business guidate e moltiplicando tale cifra per l'attuale tasso di rimborso stabilito dal datore di lavoro.

Negli Stati Uniti, l'IRS pubblica tariffe chilometriche standard opzionali basate sul costo di gestione di un'auto. Anche i prezzi del gas dell'anno precedente sono generalmente considerati nella stima. I datori di lavoro possono scegliere di rimborsare i membri del personale sulla base di questa tariffa suggerita. Possono anche deviare da esso a loro discrezione.

Alcune aziende scelgono di non offrire alcun rimborso di miglia. Quando lo fanno, tuttavia, possono quindi avere il diritto di includere tale spesa come detrazione fiscale sui loro rendimenti aziendali. Allo stesso modo, le persone che non ricevono il rimborso del chilometraggio dai loro datori di lavoro possono anche essere idonee a classificare le spese automobilistiche come una detrazione sulle loro dichiarazioni dei redditi personali.

Il viaggio dalla casa di una persona a un luogo di lavoro non è in genere rimborsabile né per un'unità dipendente o per un individuo. In altre parole, se in genere una persona percorre 20 miglia al giorno da casa al suo ufficio, di solito non può reclamarla come una spesa legittima. Durante il giorno, tuttavia, se si reca in altre località per effettuare chiamate di vendita o condurre affari per il suo datore di lavoro, di solito può richiedere un risarcimento per il viaggio aggiuntivo quando viene offerto il rimborso di miglia.