Che cos'è un libro mastro pagamenti?
Un libro mastro di pagamento è un tipo di record contabile che consente di tenere traccia dei pagamenti erogati per scopi specifici. Non è insolito che un libro mastro di questo tipo venga creato per un progetto o un evento, rendendo molto semplice tenere traccia di tutte le spese e gli esborsi relativi a quella particolare attività. A seconda della natura dell'evento o del progetto, la contabilità di pagamento può servire come mezzo per documentare i fondi ricevuti nel progetto, nonché tutti i fondi che vengono pagati al fine di gestire le spese associate all'attività.
Considerato un approccio di base alla contabilità, un registro dei pagamenti di solito si concentra sulla ricezione dei pagamenti relativi a un'attività specifica. Ad esempio, se gli studenti associati a una classe specifica scelgono di vendere barrette di cioccolato al fine di raccogliere fondi per un progetto, ci sono buone probabilità che un registro di pagamento venga mantenuto per la durata dell'attività. I dettagli inclusi nel libro mastro spesso indicheranno il nome dell'acquirente, il numero di unità acquistate, l'importo totale raccolto per l'acquisto e di solito anche l'indirizzo di consegna dell'acquirente.
Altri esempi del libro mastro di pagamento possono includere altri tipi di dati. Informazioni come un importo e un numero di fattura possono essere inclusi, la modalità di pagamento utilizzata per saldare la fattura e persino la data in cui viene offerto il pagamento può essere inclusa nel dettaglio. Nelle situazioni in cui vengono ricevuti pagamenti parziali in conto, è probabile che tale importo e la data di pagamento siano inclusi nei dettagli del libro mastro. Come per la maggior parte dei tipi di registri contabili, lo scopo del libro mastro di pagamento è fornire informazioni precise e concise sulle transazioni finanziarie in modo che vi sia una storia permanente degli eventi, senza domande su cosa sia accaduto e quando si sono verificati.
La complessità del libro mastro di pagamento dipenderà spesso sia dai principi contabili generalmente accettati sia dalle linee guida seguite nella creazione e nell'esecuzione del progetto associato all'attività registrata nel libro mastro. Ciò significa che un registro dei pagamenti tenuto per tenere traccia delle attività associate a un progetto di raccolta fondi da parte di una casa di culto locale può essere in qualche modo semplicistico rispetto al libro mastro gestito da una multinazionale che sta avviando un'operazione in una nuova località. Finché i dettagli sono accurati e possono essere verificati con la documentazione di supporto e soddisfano tutti gli standard necessari per il tipo di attività in questione, il libro mastro può essere un mezzo molto utile per tenere traccia delle transazioni associate allo sforzo.