Che cos'è un controllo sui salari?
Un audit sui salari è un'ispezione dei registri dei salari da parte di terzi. L'audit può essere condotto per una serie di motivi, che vanno dal desiderio di confermare internamente che le informazioni sui salari sono corrette fino a un'ispezione per conto di una compagnia assicurativa per determinare l'importo adeguato del premio per l'assicurazione di compensazione dei lavoratori. Si raccomanda un controllo interno regolare, soprattutto nelle grandi aziende, per garantire che i registri siano accurati e ben tenuti e per identificare i problemi prima che si verifichino audit esterni.
In un controllo sui salari, il revisore controlla tutta la documentazione relativa al libro paga, verificandone la correttezza e cercando segni di problemi come dipendenti con storie dei salari incomplete, detrazioni che non corrispondono ai contributi e così via. Il revisore identifica anche quali membri dell'azienda sono responsabili della gestione delle procedure sui salari e controlla il protocollo della società per la gestione dei salari per identificare le aree problematiche e testare i dipendenti per confermare che stanno utilizzando il protocollo più recente.
Per un audit interno, le aziende possono utilizzare il proprio personale o assumere un servizio di audit e richiedere di condurre l'audit. L'uso di una terza parte può garantire che i risultati dell'audit sui salari abbiano una maggiore integrità, poiché una terza parte non dovrebbe avere alcun conflitto di interessi che potrebbe distorcere i risultati dell'audit. I risultati dell'audit interno possono essere utilizzati per inasprire le procedure, confermare che i dipendenti stanno seguendo il protocollo e identificare le aree in cui potrebbero verificarsi attività inadeguate.
Gli audit esterni possono essere richiesti dalle autorità fiscali e dalle compagnie di assicurazione. In questi casi, l'entità che richiede la revisione gestisce la revisione o assume un revisore per eseguire la revisione contabile. Le aziende dovrebbero essere consapevoli del fatto che il rifiuto di una revisione contabile è generalmente considerato come un'ammissione di colpa. Anche se non c'è nulla di sbagliato, quando alla fine viene eseguita la verifica, i record verranno analizzati per eventuali segni di violazione. È consigliabile collaborare e mantenere la consulenza legale per saperne di più su quali documenti devono essere consegnati al revisore e su come funziona il processo di revisione.
Il risultato di un controllo esterno può variare, a seconda del motivo per cui è stato ordinato e dei risultati. Una compagnia di assicurazioni, ad esempio, potrebbe adeguare l'importo di un premio sulla base dell'audit. Se un controllo sui salari rivela che una società sta facendo cose come riscuotere contributi fiscali e non presentare i fondi al governo, la società dovrà affrontare sanzioni legali.