Che cos'è un libro paga dei salari?
Un libro mastro dei salari è un metodo di registrazione delle informazioni di pagamento per ciascun dipendente o appaltatore che riceve fondi dal reparto salari di un'azienda. Sebbene i registri dei salari un tempo fossero semplici registri cartacei con colonne diverse per la registrazione delle informazioni, la maggior parte delle aziende ora mantiene i registri dei salari sui computer, utilizzando fogli di calcolo o programmi software più complessi sui salari, se necessario. Il vantaggio dell'utilizzo di un libro mastro dei salari è che consente al datore di lavoro o al dipendente del personale di vedere a colpo d'occhio la quantità di denaro che è stata pagata e a quale dipendente, e in genere funge da documentazione di backup a fini fiscali.
La maggior parte delle grandi aziende disporrà di un reparto salari dedicato il cui compito è quello di mantenere il registro dei salari e assicurarsi che tutti i pagamenti siano accurati e effettuati in tempo. Le aziende più piccole o le persone che hanno bisogno di pagare i dipendenti dovranno probabilmente mantenere da sole i libri paga. Non fa davvero alcuna differenza se viene fatto su un computer o su un libro mastro; alcune persone trovano solo un metodo più comodo e a prova di errore rispetto all'altro, oppure hanno imparato un metodo e sono reticenti nel provare un altro. Nella maggior parte dei casi, non è necessario rendere particolarmente complessa la contabilità del personale.
È utile per qualcuno che deve utilizzare un libro paga dei salari per determinare in anticipo quante colonne saranno necessarie. Per un libro mastro dei salari di base, la maggior parte delle persone inizia con una colonna per il nome dell'impiegato; un'altra colonna per il titolo professionale e lo stato, come ad esempio a tempo pieno o part-time; e una terza colonna per il periodo di pagamento o il numero di ore nel periodo di pagamento. La colonna successiva dovrebbe includere l'importo lordo della busta paga, che è l'importo al lordo delle imposte. Le due colonne successive in genere includono detrazioni, come l'imposta sul reddito o altre detrazioni, come quelle prese per benefici. La colonna finale può quindi includere l'importo netto della busta paga finale - ciò che il dipendente effettivamente porta a casa.
Altre colonne possono essere aggiunte se necessario, ma queste sono le inclusioni più tipiche in un libro mastro. Ciascuna delle colonne può quindi essere bilanciata aggiungendole su e giù, quindi assicurandosi che le figure corrispondano tutte. Le aziende in genere bilanciano i loro registri su base settimanale o mensile, a seconda del numero di dipendenti dell'azienda e della complessità dei libri paga. Quando arriva il momento fiscale, possono essere molto utili per l'archiviazione delle imposte o per la fornitura di informazioni a un commercialista o preparatore fiscale.