Cos'è un piccolo libro di cassa?

Quando un'azienda deve effettuare un piccolo acquisto, viene spesso utilizzato un piccolo libro di cassa o un conto. Il piccolo contante è una piccola quantità di denaro, di solito meno di cento dollari, che si svolge sotto forma di contanti da un custode. Quando un dipendente effettua un acquisto con fondi in contanti meschini, viene effettuata una voce in un libro mastro chiamato un piccolo libro di cassa.

Poiché le carte di credito dell'azienda vengono generalmente emesse a una piccola percentuale di dipendenti, potrebbe essere richiesta una piccola liquidità per una varietà di spese. Un esempio comune sarebbe un responsabile dell'ufficio che utilizza Petty Cash per acquistare forniture per ufficio per la società. Vi è meno responsabilità per un'azienda di consentire il rilascio di una piccola quantità di denaro alla volta piuttosto che emettere una carta di credito aziendale al responsabile dell'ufficio.

Inoltre, vi sono tempo e costi associati alla scrittura di un assegno per le spese piuttosto che utilizzare piccoli contanti. Proprio come con le carte di debito o le carte di credito, di solito ci sono un numero limitato di persone con privilegi di assegno e firma. È much più facile prendere denaro da un piccolo conto in contanti che passare attraverso il processo di controllo dell'assegno.

È fondamentale che tutti i soldi prelevati da un piccolo conto in contanti vengano sostituiti con buoni o ricevute specifiche e registrate in modo appropriato nel piccolo libro di cassa. Questo ha un duplice scopo. In primo luogo, garantisce che ogni spesa venga addebitata al conto appropriato, ad esempio forniture per uffici, paesaggio, ecc. In secondo luogo, consente la semplice riconciliazione del conto, il che significa che l'importo di contanti a portata

Alcuni magazzini di fornitura di uffici vendono piccoli buste in contanti invece di piccoli libri di cassa. Queste sono buste grandi e sigillabili che contengono sia il denaro che le ricevute e hanno un modulo di iscrizione a giornale stampato all'esterno. Ogni addebito per il conto in contanti meschini è registrato in questo modulo ed è un modo semplice per mantenereTraccia dei soldi. Una nuova busta può essere utilizzata periodicamente, come una volta al mese o un trimestre, o quando viene aggiunto un nuovo denaro al conto dopo che è stato ridotto a un certo livello.

In questi tempi moderni, i piccoli conti in contanti possono anche essere registrati in un programma di contabilità del computer piuttosto che in un piccolo libro di cassa. Il custode del conto deve fare attenzione, per assicurarsi che ogni riduzione della piccola contanti sia registrata nel computer. Deve anche essere addebitato sul conto giusto, proprio come se fosse stato emesso un assegno.