Che cos'è un piccolo registratore di cassa?

Quando un'azienda deve effettuare un piccolo acquisto, viene spesso utilizzato un piccolo libro di cassa o un account. La piccola quantità di denaro è una piccola quantità di denaro, di solito inferiore a cento dollari, che è detenuta sotto forma di denaro contante da un custode. Quando un dipendente effettua un acquisto con piccoli fondi in contanti, una registrazione viene effettuata in un libro mastro chiamato un piccolo registratore di cassa.

Dal momento che le carte di credito aziendali vengono generalmente emesse a una piccola percentuale di dipendenti, per una serie di spese potrebbero essere necessari piccoli contanti. Un esempio comune potrebbe essere un responsabile dell'ufficio che utilizza piccoli soldi per acquistare forniture per ufficio per l'azienda. Esiste una responsabilità minore per un'azienda di consentire il rilascio di una piccola quantità di denaro alla volta piuttosto che l'emissione di una carta di credito aziendale al responsabile dell'ufficio.

Inoltre, ci sono tempi e costi associati alla stesura di un assegno per le spese piuttosto che all'utilizzo di piccoli contanti. Proprio come con le carte di debito o di credito, di solito c'è un numero limitato di persone con privilegi di assegno e firma. È molto più facile prelevare denaro da un piccolo conto in contanti piuttosto che passare attraverso il processo di scrittura di assegni.

È essenziale che tutti i fondi prelevati da un piccolo conto in contanti vengano sostituiti con buoni o ricevute specifici e registrati in modo appropriato nel piccolo libretto di cassa. Questo ha un duplice scopo. In primo luogo, garantisce che ogni spesa sia addebitata sul conto appropriato, ad esempio forniture per ufficio, architettura del paesaggio, ecc. In secondo luogo, consente la semplice riconciliazione del conto, il che significa che l'importo in contanti a disposizione più eventuali ricevute o buoni dovrebbero uguale al totale mostrato nel piccolo registratore di cassa.

Alcuni magazzini di articoli per ufficio vendono piccole buste di denaro anziché piccoli libri di cassa. Queste sono buste grandi e sigillabili che contengono sia i soldi che le ricevute e hanno un modulo di iscrizione a giornale stampato all'esterno. Ogni addebito sul piccolo conto in contanti è registrato in questo modulo ed è un modo semplice per tenere traccia dei soldi. Una nuova busta può essere utilizzata periodicamente, come una volta al mese o al trimestre, oppure quando viene aggiunto nuovo denaro all'account dopo che è stato ridotto a un determinato livello.

In questi tempi moderni, i piccoli conti di cassa possono anche essere registrati in un programma di contabilità informatica piuttosto che in un piccolo libro di cassa. Il custode del conto deve fare attenzione, per assicurarsi che ogni riduzione della piccola quantità di denaro venga registrata nel computer. Deve anche essere addebitato sul conto corretto, proprio come se fosse emesso un assegno.