Che cos'è un libro mastro acquisti?

Un registro acquisti è un registro tenuto da un'azienda a fini contabili di tutti i pagamenti effettuati e il denaro attualmente dovuto ai creditori. Lo scopo è quello di tenere registri accurati ed essere consapevoli della quantità di denaro dovuta in un dato momento. In passato, i registri di acquisto venivano tenuti a mano, ma ora la maggior parte delle grandi aziende utilizza registri computerizzati per tenere il passo con i dati. È comune che un libro mastro acquisti contenga conti individuali per ciascun fornitore commerciale insieme al saldo dovuto a ciascuno di essi.

La gestione di un'azienda di successo richiede una diligente tenuta dei registri, poiché i pagamenti e le ricevute di pagamento avvengono a un ritmo spesso frenetico ogni giorno. Un'azienda che perde traccia degli andirivieni di questi soldi corre il rischio di venire a corto quando arriva il momento di soddisfare i suoi debiti. Per questo motivo, un libro mastro acquisti è tenuto con l'intenzione specifica di tenere traccia sia dei pagamenti effettuati sia dei soldi dovuti a coloro che forniscono all'azienda beni e servizi.

Le aziende di solito entrano in una relazione con i fornitori in base al credito, il che significa che nessun pagamento cambia effettivamente al momento dell'acquisto, ma i soldi sono dovuti ai fornitori per essere pagati in un secondo momento. Conoscere la quantità di denaro dovuta a ciascun fornitore è una necessità e un registro acquisti risolve questo problema. Ogni singolo fornitore è solitamente rappresentato in un libro mastro dal proprio account, che registra gli acquisti effettuati, i pagamenti effettuati dall'azienda per tali acquisti e il saldo dovuto al fornitore.

È saggio che le aziende aggiornino il registro degli acquisti in modo regolare per tenere d'occhio la quantità di denaro dovuta ai creditori. Inoltre, è necessario un sistema di registrazione facile da seguire, in modo tale che la confusione non comporti un pagamento troppo limitato o addirittura troppo elevato ai fornitori in un determinato momento. Ciò può essere ottenuto numerando ogni acquisto e pagamento in modo che siano facili da individuare e identificare.

Tutto questo è stato reso molto più semplice per le aziende grazie ai progressi della tecnologia informatica. È prontamente disponibile un software che funge essenzialmente da libro mastro digitale degli acquisti, con pagamenti e acquisti registrati con pochi semplici tasti. Anche se un'azienda ha informatizzato i suoi registri dei pagamenti e degli acquisti, deve comunque assicurarsi di essere diligente sull'aggiornamento delle voci per evitare che i suoi registri diventino datati.