Che cos'è un subledger?
Un subledger è una subunità del libro mastro generale. La subunità contiene informazioni più dettagliate rispetto alla contabilità generale. Ad esempio, la contabilità generale di una società contiene elementi pubblicitari per ogni diversa attività commerciale. Gli elementi pubblicitari che rappresentano i debiti e i crediti, tuttavia, hanno subledger con informazioni aggiuntive. Questi registri aggiuntivi hanno conti per ogni individuo o azienda che deve il denaro dell'azienda o ha un reclamo contro i beni dell'azienda, rispettivamente.
L'uso di subledger crea un libro mastro generale più pulito. Invece di raggruppare tutte le informazioni finanziarie in un libro mastro, l'uso di libri mastro aggiuntivi può aiutare a creare un processo di rendicontazione migliore. Le aziende hanno spesso la capacità di creare e utilizzare tutti i subledger che desiderano. L'unica avvertenza è che ogni subledger passa al singolo elemento pubblicitario nella contabilità generale. Tutte le cifre devono essere bilanciate rispetto all'elemento pubblicitario di contabilità generale.
L'elemento pubblicitario in una contabilità generale che rappresenta un subledger è noto come conto di controllo. L'account di controllo impone tutte le informazioni riportate nell'elemento pubblicitario di contabilità generale. Questo è comune nei sistemi contabili computerizzati. Quando le società creano un nuovo subledger, devono stabilire quale conto di controllo copre il libro mastro.
Le riconciliazioni degli account sono anche più facili quando una società crea un subledger individuale per le sue informazioni finanziarie. I contabili possono distinguere quali registri sono inclini a errori ed errori. Questi singoli registri vengono quindi impostati per una riconciliazione mensile. Il processo prevede il recupero del totale del libro mastro generale e il suo bilanciamento dal totale del subledger. Le differenze tra i due richiedono la ricerca per scoprire e correggere eventuali problemi.
Le società non devono soddisfare i requisiti per l'aggiunta di subledger ai loro sistemi di contabilità generale. L'uso dei singoli registri è semplicemente un sistema di gestione dei dati finanziari. La divulgazione di determinate informazioni in genere aiuta le parti interessate a valutare la salute finanziaria dell'azienda. Fornisce inoltre trasparenza ai finanziatori e agli investitori che esaminano i libri dell'azienda.
È possibile avere troppe subunità di una contabilità generale. Quando ciò accade, una società impiega molto tempo a bilanciare ogni singolo libro mastro con il libro mastro generale principale. Se il singolo libro mastro contiene informazioni che non continuano perpetuamente, il libro mastro non è necessario. Ciò comporterà la revisione del libro mastro per assicurarsi che nessuna informazione venga registrata lì e che il saldo sia zero per ogni periodo contabile. I contabili passano più tempo a gestire un libro mastro vuoto quando ciò accade.