Che cos'è un account Suspense?
Un conto sospeso è una designazione speciale all'interno di un processo contabile che viene utilizzato come classificazione temporanea per esborsi o incassi che richiedono ulteriori analisi prima di effettuare un incarico permanente all'interno dei registri. Conti di questo tipo svolgono una funzione utile, in quanto vengono spesso utilizzati come mezzo per contabilizzare transazioni che non dispongono di informazioni sufficienti per classificarle correttamente. La presenza dell'account consente di ricercare la natura di ciascuna transazione e chiarire eventuali problemi che impediscono la registrazione dell'articolo nella posizione appropriata all'interno dei libri contabili. Le aziende di tutte le dimensioni normalmente includono un conto di suspense all'interno del loro schema contabile, assicurando così che le transazioni monetarie con qualche problema correlato siano risolte in modo tempestivo e non possano essere perse nei processi generali di contabilità.
Un uso comune di un account di suspense è un posto dove parcheggiare temporaneamente ricevute incerte. Le ricevute di questo tipo possono contenere un numero di conto non valido, rendendo difficile la registrazione delle ricevute nell'elemento pubblicitario corretto, ad esempio una fattura. Una ricevuta con questo tipo di problema rimarrà nell'account di suspense fino a quando la discrepanza non sarà risolta e l'elemento verrà spostato fuori dall'account e nella sezione corretta dei record.
Alcune società utilizzano un conto di sospensione come mezzo per contabilizzare temporaneamente gli esborsi che devono essere riaddebitati a un dipartimento, ma in cui vi è una certa divergenza di opinioni su quale dipartimento debba assorbire il costo dell'erogazione. Mentre vengono prese le decisioni su come addebitare l'erogazione, la voce rimane nel conto e viene rimossa solo se viene deciso quale dipartimento o dipartimenti assorbirà la spesa. Nelle situazioni in cui si decide che la spesa è correlata alla funzione generale dell'azienda, l'erogazione può essere trasferita e addebitata al fondo generale della società.
L'idea del conto di suspense si trova anche con il ramo bancario senza filiali, o BB. Ad esempio, se un cliente invia un pagamento tramite bonifico elettronico alla banca di un fornitore, i fondi vengono inseriti in un conto di sospensione fino a quando non vengono effettivamente depositati sul conto bancario del fornitore. Ciò consente di contabilizzare correttamente la transazione nel periodo intermedio. Come bonus per la banca ricevente, il saldo del trasferimento matura interessi per il breve periodo in cui si trova sul conto.
In tutte le sue applicazioni, la funzione principale dell'account suspense è quella di assicurarsi che i registri contabili siano tenuti accuratamente e che nessuna transazione venga trascurata nel processo di registrazione. Quando si verifica un problema con una transazione o la transazione è in corso di esecuzione, l'account funziona come area di mantenimento temporanea fino a quando la questione non può essere completamente risolta. Una volta che la transazione è pronta per essere completata, l'elemento viene trasferito fuori dal conto e nel giusto punto di chiusura all'interno dei registri contabili.