Che cos'è un rimborso del veicolo?
Il rimborso di un veicolo si riferisce al rimborso di un singolo conducente per le spese di guida di un veicolo personale durante la conduzione di affari per conto di una società o agenzia governativa. Il rimborso è in genere calcolato in base al numero di miglia che un dipendente o un agente guida verso e da luoghi di lavoro specifici allo scopo di incontrare i clienti, facilitando programmi speciali o qualsiasi numero di altre attività legate al lavoro. Ogni volta che viene reso disponibile un programma di rimborso del veicolo per aiutare i dipendenti con le spese relative al viaggio, l'importo esatto offerto per miglio guidato viene compreso prima di effettuare un viaggio.
Per ricevere un rimborso del veicolo per il chilometraggio guidato, i dipendenti sono tenuti a documentare le letture del chilometraggio iniziale e le letture del punto finale in modo che il chilometraggio utilizzato durante lo svolgimento del lavoro venga calcolato con precisione. Dopo aver inviato gli importi del chilometraggio utilizzando gli appositi moduli di segnalazione, ai dipendenti viene quindi solitamente fornito un controllo separato per il chilometraggio utilizzato o un rimborso per il chilometraggio può essere incluso nella busta paga futura di un dipendente. In genere, gli importi per miglio sono anche stabiliti in base ai calcoli del rimborso chilometraggio federale.
Un piano di rimborso del veicolo aiuta a compensare il costo del carburante e la manutenzione per i dipendenti che devono guidare i propri veicoli durante il lavoro. Ciò è particolarmente utile per i dipendenti che trascorrono molto tempo guidando verso più siti di lavoro o svolgendo altre mansioni sul campo per conto di una società o agenzia governativa. Gli importi offerti per il rimborso possono variare a seconda delle società, ma all'interno di un'organizzazione ogni dipendente viene solitamente rimborsato allo stesso tasso di altri all'interno dell'azienda per il chilometraggio guidato in un veicolo personale.
Il rimborso del veicolo non è offerto solo per i viaggi in automobile, ma molte agenzie rimborsano anche i dipendenti per l'uso di altri veicoli personali. Alcuni di questi veicoli includono aeroplani o motocicli. Prima del loro utilizzo, deve essere concessa un'autorizzazione speciale all'uso di altri veicoli personali, tuttavia, se è previsto il rimborso del veicolo.
In alcuni casi, un altro tipo di rimborso del veicolo può essere offerto anche da un'altra agenzia oltre a un datore di lavoro diretto. Negli Stati Uniti, l'Internal Revenue Service (IRS) ha calcolato tariffe speciali per le persone che utilizzano un veicolo di proprietà privata per scopi commerciali, nonché per trasferirsi per fare affari. Le tariffe sono disponibili anche per le persone che utilizzano veicoli personali per scopi caritatevoli o medici selezionati. L'importo di ciascuna di queste tariffe è diverso, ma ognuna è calcolata in base alla ricerca più recente che riflette i costi di trasporto. Una volta che un individuo calcola il chilometraggio totale utilizzato per queste attività, l'IRS consente al totale di essere richiesto come deducibile nel riportare le imposte personali.