Che cosa sono i dati contabili?
I dati contabili sono un insieme di documenti finanziari che supportano un estratto conto. Le persone utilizzano tali dati per preparare bilanci e dichiarazioni e i revisori possono rivederli per confermare l'accuratezza di una dichiarazione. Le persone con controversie sui loro conti con una banca o una società possono anche chiedere di vedere i dati contabili per determinare come la società è arrivata a una determinata conclusione o saldo. Questa informazione è soggetta a citazioni in casi in cui le persone sospettano che le violazioni legali siano responsabili di problemi contabili.
Alcune società conservano dati contabili elettronici. Il personale del dipartimento contabilità entra in attività finanziarie in un sistema elettronico e il sistema può anche incontrare attività automatiche. Ad esempio, quando qualcuno fa scorrere una carta di debito nel negozio di alimentari, il segnale viaggerà al sistema contabile della banca e si verificherà un adeguamento automatico per riflettere l'acquisto. Potrebbero essere disponibili copie cartacee per il backup della documentazione elettronica.
Altri dati contabili sono disponibili in formato cartaceo. Questo può includere cose come libretti di assegni personali, ricevute e così via. Le aziende con record cartacei le archiviano in un luogo sicuro per evitare perdite e possono fare copie per riferimento e comodità per assicurarsi che avranno accesso alle informazioni quando ne hanno bisogno. A volte, possono essere prese misure per digitalizzare questi dati per renderlo più conveniente e di facile accesso e alcuni vecchi record possono essere archiviati su microfilm o in altri formati di archiviazione perché la documentazione originale non è più disponibile.
La legge impone alle persone di conservare i dati contabili per un determinato periodo di tempo, ad esempio sette anni. Dopo questo periodo, le persone possono scegliere di distruggere o altrimenti distruggere i vecchi registri finanziari, anche se molte aziende scelgono di conservarli, poiché potrebbe essere utile in futuro per le indagini, i rapporti di confronto e altre attività. Persone come i revisori dei conti e le autorità di regolamentazione possono chiedere dati contabili completi se hanno dubbi sui rendiconti finanziari e vogliono verificare le informazioni da soli.
Durante la revisione dei dati contabili, le persone prestano particolare attenzione alle disparità apparenti o alle voci confuse. Ciò può includere prove di informazioni mancanti, documentazione su carta che non corrisponde alle dichiarazioni rese e altri segni di illeciti o errori. Quando qualcuno deve rivedere grandi volumi di dati contabili, può essere coinvolto un team di persone, per esaminare il materiale, oltre a ricontrollare il lavoro degli altri per assicurarsi che nulla sfugga alle loro attività di auditing.