Che cos'è l'invecchiamento della contabilità clienti?
Uno degli elementi chiave di qualsiasi programma gestibile di gestione dei crediti è fornire rapporti periodici che mostrano il processo di invecchiamento delle fatture insolute emesse ai clienti per beni e servizi resi. Il processo di invecchiamento dei crediti è il mezzo con cui tali rapporti vengono compilati e forniti ai funzionari competenti dell'organizzazione. Ecco alcuni dei motivi per cui l'invecchiamento dei crediti è così importante e perché essere consapevoli del saldo residuo dei crediti in un dato momento è così cruciale per la salute finanziaria di qualsiasi azienda.
L'invecchiamento dei crediti è una componente preziosa della capacità di strutturare un budget operativo per l'azienda. Comprendere le abitudini di pagamento esistenti dei clienti e abbinarle a quelle necessarie per ottenere entrate costanti nell'azienda in modo da poter far fronte ai propri obblighi in sospeso aiuta a garantire che l'organizzazione disponga di fondi a disposizione entro una determinata data per gestire i costi operativi. Senza mantenere una costante vigilanza sul flusso di entrate nell'azienda, è impossibile costruire e lavorare con un budget solido.
Ad esempio, se la tua azienda addebita ai clienti i termini di trenta giorni, ma i clienti più grandi pagano costantemente più vicino ai quarantacinque giorni, è una mossa intelligente garantire i termini di pagamento ai tuoi fornitori che riflettono quella realtà aziendale. La mancata conoscenza della differenza tra il termine di pagamento desiderato e l'intervallo di pagamento medio utilizzato dalla maggior parte dei clienti comporterà una società a corto di capitale operativo, poiché ha assunto obblighi che non è in grado di soddisfare entro un termine accettabile. Ciò avrà un impatto negativo sulla relazione con i fornitori, che a sua volta potrebbe influire sulla capacità di operare e servire la base di clienti.
In secondo luogo, l'invecchiamento della contabilità è uno strumento eccellente per rafforzare i legami con i clienti. Se un rapporto periodico mostra che un cliente normale ha una fattura in sospeso per novanta giorni, ma ha pagato anche le fatture inviate trenta giorni fa, è un'opportunità per contattare il cliente e chiedere lo stato della fattura. Molto spesso, la fattura potrebbe essere stata semplicemente smarrita e il pagamento può essere tagliato immediatamente dopo che il problema è stato reso noto. Non sarebbe possibile effettuare cortesi indagini di questo tipo se non si mantenesse un invecchiamento accurato dei crediti.
Andando oltre, l'invecchiamento della contabilità può aiutare a indicare quando potrebbe essere il momento di interrompere una relazione con un cliente. Se il rapporto periodico sull'invecchiamento mostra costantemente che il cliente ha problemi a pagare le fatture in modo tempestivo, potrebbe essere il momento di esaminare lo stato finanziario di quella società. Molte aziende utilizzeranno l'invecchiamento dei crediti per determinare se è necessaria una sorta di indagine. Ad esempio, un cliente che ha costantemente fatture che rientrano nel periodo compreso tra novanta e centoventi giorni prima che vengano effettuati i pagamenti potrebbe benissimo essere in procinto di chiudere.
Invece di continuare a offrire servizi che alla fine dovranno essere cancellati come crediti inesigibili, utilizzare l'invecchiamento dei crediti per evitare questo tipo di problema. Avvisare il cliente che la vostra azienda non sarà in grado di fornire ulteriori servizi a meno che i saldi dei crediti in sospeso non siano aggiornati e che una sorta di accordi di pagamento anticipato vengano presi per un uso futuro.