Che cos'è un sistema informativo contabile?
Un sistema informativo contabile è il sistema di metodi e processi che le aziende utilizzano per conservare le informazioni relative a transazioni commerciali o finanziarie. Storicamente, questo sistema ha coinvolto libri contabili, riviste e altri rapporti finanziari. I proprietari delle attività commerciali e i contabili erano responsabili dell'uso attivo di questi registri e riviste per mantenere registri finanziari accurati durante l'esecuzione delle loro operazioni commerciali. Il progresso della tecnologia informatica ha permesso alle aziende di trasformare questo sistema informativo contabile in un processo automatizzato che utilizza computer, server e software di contabilità.
Il ciclo contabile è una forza trainante nei sistemi di informazione contabile della maggior parte delle aziende. Questo ciclo include l'identificazione e l'analisi delle transazioni, la creazione e la registrazione di registrazioni a giornale nella contabilità generale, la preparazione di un bilancio di verifica, la creazione di registrazioni di adeguamento, la preparazione di un bilancio di verifica rettificato, la creazione di bilanci, la finalizzazione di conti con le voci di chiusura e la generazione di un saldo di prova finale e rendiconti finanziari per il periodo contabile. Questi passaggi di base aiutano le aziende a sviluppare il proprio sistema informativo contabile, manuale o informatico.
I pacchetti software di contabilità di solito consistono in diversi moduli basati sul tradizionale processo di contabilità manuale. I moduli includono contabilità generale, immobilizzazioni, debiti, crediti, libri paga e altri moduli speciali. Ogni singolo modulo crea un sistema in cui le aziende possono spostare le informazioni attraverso le fasi del ciclo contabile. La capacità di trasferire queste informazioni elettronicamente può migliorare l'accuratezza e la tempestività dell'azienda nel riportare informazioni finanziarie.
I sistemi di contabilità computerizzata spesso richiedono ai dipendenti dell'azienda di concentrarsi maggiormente sulla revisione delle informazioni raccolte da vari dipartimenti aziendali anziché sull'immissione di dati aziendali. Questo sistema consente ai singoli contabili di elaborare più informazioni in meno tempo rispetto ai registri cartacei tradizionali. Il software di contabilità può anche avere garanzie interne automatiche che controllano l'accuratezza e la validità delle informazioni finanziarie utilizzando un processo di revisione interna. Questo processo spesso limita la quantità di errori di immissione dei dati di base e altre informazioni senza senso dall'accesso al sistema di informazioni contabili.
Le aziende possono scegliere di utilizzare un sistema informativo contabile ibrido che coinvolge processi contabili sia manuali che informatici. Alcuni tipi di informazioni commerciali o finanziarie, come le fatture del fornitore, le schede delle buste paga e gli accordi contrattuali, potrebbero dover essere rivisti da un commercialista. L'uso di un sistema ibrido può fornire un migliore processo di revisione poiché i dipendenti della contabilità possono mettere in discussione le informazioni finanziarie e chiedere un feedback prima di inserire le informazioni nel sistema contabile. Il processo di revisione manuale può essere richiesto anche dai controlli interni dell'azienda. Questi controlli interni assicurano che nessuna informazione venga inserita nel software di contabilità di un'azienda che sia inesatta o rappresenti obblighi finanziari più elevati di quanto precedentemente previsto.