Che cos'è un sistema informativo contabile?
Un sistema informativo contabile è il sistema di metodi e processi che le aziende utilizzano per mantenere le informazioni relative alle transazioni aziendali o finanziarie. Storicamente, questo sistema prevedeva registri cartacei, riviste e altri rapporti finanziari. Gli imprenditori e i contabili erano responsabili dell'utilizzo attiva di questi registri e riviste per mantenere accurati registri finanziari quando gestiscono le loro operazioni commerciali. L'avanzamento della tecnologia dell'informazione ha permesso alle aziende di trasformare questo sistema di informazioni contabili in un processo automatizzato utilizzando computer, server e software di contabilità.
Il ciclo contabile è una forza trainante nei sistemi di informazione contabile della maggior parte dell'azienda. Questo ciclo include l'identificazione e l'analisi delle transazioni, la creazione e la pubblicazione di voci di diario al libro mastro generale, la preparazione di un saldo di prova, la creazione di voci di regolazione, la preparazione di un saldo di prova rettificato, la creazione di bilanci, la finalizzazione di conti con le voci di chiusura e GENerando un saldo finale di prova e bilanci per il periodo contabile. Questi passaggi di base aiutano le aziende a sviluppare il loro sistema di informazioni contabili, manuale o computerizzato.
I pacchetti software di contabilità di solito consistono in diversi moduli in base al tradizionale processo di contabilità manuale. I moduli includono contabilità generale, immobilizzazioni, contabilità pagabili, crediti, buste paga e altri moduli speciali. Ogni singolo modulo crea un sistema in cui le aziende possono spostare le informazioni attraverso le fasi del ciclo contabile. La capacità di trasferire queste informazioni elettronicamente può migliorare l'accuratezza e la tempestività dell'azienda per la segnalazione di informazioni finanziarie.
I sistemi contabili computerizzati spesso richiedono ai dipendenti dell'azienda di concentrarsi maggiormente sulla revisione delle informazioni raccolte da vari dipartimenti aziendali anziché sull'inserimento di dati aziendali. Questo sistemaConsente ai singoli commercialisti di elaborare più informazioni in meno tempo rispetto ai registri di carta tradizionali. Il software di contabilità può anche avere garanzie interne automatiche che controllano l'accuratezza e la validità delle informazioni finanziarie utilizzando un processo di revisione interna. Questo processo spesso limita la quantità di errori di immissione dei dati di base e altre informazioni non sensibili dall'immissione del sistema informativo contabile.
Le aziende possono scegliere di utilizzare un sistema di informazioni di contabilità ibrida che coinvolge processi contabili manuali e computerizzati. Alcuni tipi di informazioni aziendali o finanziarie, come fatture dei fornitori, schede di gestione dei salari e accordi contrattuali, potrebbero dover essere rivisti da un contabile. L'uso di un sistema ibrido può fornire un processo di revisione migliore poiché i dipendenti contabili possono mettere in discussione informazioni finanziarie e cercare feedback prima di inserire informazioni nel sistema contabile. Il processo di revisione manuale può anche essere richiesto dai controlli interni dell'azienda. Questi inteI controlli RNAL assicurano che nessuna informazione venga inserita nel software contabile di un'azienda inaccurata o rappresenti obblighi finanziari più elevati di quanto precedentemente previsto.