Che cos'è un manuale contabile?
Le organizzazioni aziendali di solito creano un manuale di contabilità, che specifica tutte le politiche, linee guida, procedure e standard contabili per i conti di un'azienda. Nel manuale contabile è inclusa la classificazione dei conti, uno schema delle regole contabili da seguire e regole specifiche per l'organizzazione. A seconda del tipo di entità aziendale, i manuali di contabilità variano da una società all'altra, ma in generale hanno lo stesso scopo per ciascuna società, anche usando contorni simili. Tale scopo è garantire l'accuratezza e la coerenza dei metodi contabili utilizzati da ogni persona all'interno dell'azienda che gestisce le attività e le procedure relative alla contabilità. Il manuale include in genere diverse sezioni per coprire tutti gli aspetti della funzione contabile.
Di solito il manuale contabile inizierà delineando lo scopo del documento, spiegando la portata della documentazione e articolando le responsabilità richieste a coloro che leggono il manuale. Ciò includerà in genere un elenco di eccezioni alle regole contenute nel manuale, oltre a spiegare il ruolo e la responsabilità della direzione nel garantire l'adesione al manuale. Queste sezioni servono spesso come introduzione al manuale.
L'organizzazione dei dipartimenti di contabilità e finanza è di solito coperta da quel momento in poi, fornendo ai dipendenti e agli appaltatori una chiara comprensione dei vari ruoli inclusi nella struttura della società. Le responsabilità di ciascun dipartimento sono delineate e specificate anche in questa sezione. Le prossime sezioni spiegheranno di solito le procedure, i metodi e le politiche di contabilità di gestione relativi alla rendicontazione.
Concentrarsi sugli aspetti centrali della contabilità di solito segue le sezioni sulla contabilità di gestione e rendicontazione. Compreso il processo di pianificazione, le responsabilità associate, le comunicazioni richieste e le autorità autorizzate, le prossime sezioni tratteranno in modo specifico il quadro sui criteri e le procedure contabili all'interno dell'organizzazione. Altri argomenti trattati includeranno spesso sistemi utilizzati nel processo contabile, controlli interni, procedure di audit, sicurezza, documentazione, contabilità dei costi e transazioni.
Completando il manuale di contabilità, le ultime sezioni copriranno di solito una vasta gamma di procedure contabili. Spesso sono trattate procedure amministrative di contabilità, contabilità di cassa, contabilità di beni e scorte, contabilità delle entrate e contabilità degli acquisti. Le sezioni finali di solito includeranno le specifiche per la gestione delle risorse, il provisioning delle risorse contabili, l'infrastruttura contabile e l'ambiente di lavoro previsto. Inoltre, molti manuali di contabilità avranno anche una sezione dedicata alle risorse umane, che dettaglia i requisiti di capitale umano e le aspettative per ricoprire vari ruoli all'interno della funzione contabile. La copertura dell'aspetto delle risorse umane è considerata vitale per molte organizzazioni per garantire che la funzione contabile sia adeguatamente gestita da persone qualificate.