Che cos'è un record contabile?
Una registrazione contabile è qualsiasi tipo di documento elettronico o cartaceo che fornisce informazioni sullo stato finanziario di una persona fisica o giuridica. I record di questo tipo vengono utilizzati per creare record di contabilità più dettagliati come libri contabili, giornali e altri tipi di libri contabili. La funzione principale di questi documenti è quella di creare una cronologia accurata di tutte le transazioni finanziarie relative a un determinato periodo di tempo, inclusi i ricavi ricevuti e gli esborsi effettuati per le relative spese. Insieme alle transazioni monetarie, questi libri contabili consentono anche di determinare l'equilibrio tra attività e passività.
Numerosi documenti sono inclusi come parte del processo di preparazione e gestione dei libri contabili. Le fatture emesse da un'azienda sono uno dei documenti fondamentali che vengono annotati e tracciati nei registri e nelle riviste. Le fatture consentono di tenere traccia delle entrate potenziali che possono ragionevolmente essere anticipate dall'azienda. Immettendo le fatture e gli importi delle fatture nei libri contabili, è molto più semplice applicare assegni o altre forme di pagamento che vengono rimessi dai clienti quando e quando arrivano e sono preparati per il deposito in un conto bancario.
Le fatture relative agli acquisti effettuati da un'azienda sono anche essenziali per mantenere registri contabili accurati. Come per le fatture emesse da un'azienda, quelle ricevute devono essere registrate nei registri pagabili dei conti, rendendo più semplice stabilire un programma per l'emissione del pagamento per tali fatture. L'assegno o la modalità di pagamento utilizzata per regolare il saldo di tali fatture è anche considerata una registrazione contabile ed è generalmente annotata nei conti da pagare in combinazione con la fattura appropriata.
Tutte le transazioni monetarie coinvolte nella gestione dell'attività sono considerate registrazioni contabili di un tipo o di un altro. Sia le copie manuali che quelle elettroniche vengono archiviate, rendendo molto più semplice controllare le registrazioni a giornale e assicurarsi che tutti i record siano nell'ordine corretto. Quando vengono seguiti i principi contabili generalmente accettati, è molto più semplice recuperare i registri adeguati delle attività, i registri delle passività e qualsiasi sottogruppo di tali registri che si riferiscono a qualsiasi transazione di debiti o crediti.
Il mantenimento di registri contabili accurati in qualche forma è spesso richiesto a fini fiscali. Questo è vero sia per gli individui che per le imprese. La mancata conservazione delle copie dei documenti giustificativi essenziali può spesso creare problemi in caso di convalida di una verifica fiscale e può comportare la mancata detrazione di determinate detrazioni per mancanza di documentazione. Per questo motivo, molte persone e aziende fanno uso di software di contabilità per mantenere tutte le voci in ordine, mantenendo anche copie di assegni, fatture e altri documenti giustificativi che supportano le voci effettuate nei libri contabili stessi.