Cos'è un record di contabilità?
Un record di contabilità è qualsiasi tipo di documento elettronico o cartaceo che fornisce informazioni relative allo stato finanziario di una persona o di un'entità. I record di questo tipo vengono utilizzati per creare record contabili più dettagliati come registri, riviste e altri tipi di libri contabili. La funzione principale di questi documenti è quella di creare una storia accurata di tutte le transazioni finanziarie relative a un determinato periodo di tempo, incluso il reddito ricevuto e gli esborsi fatti per le spese pertinenti. Insieme alle transazioni monetarie, questi libri di conto consentono anche di determinare il saldo tra attività e passività.
Numerosi documenti sono inclusi come parte del processo di preparazione e manutenzione di libri di record di contabilità. Le fatture emesse da un'azienda sono uno dei documenti fondamentali che sono annotati e monitorati in registri e riviste. Le fatture consentono di tenere traccia del reddito potenziale che può ragionevolmente essere previsto dall'azienda.Entrando nelle fatture e gli importi della fattura nei libri di contabilità, è molto più facile applicare assegni o altre forme di pagamento che vengono rimesse dai clienti quando e quando arrivano e sono preparati per il deposito in un conto bancario.
Le fatture relative agli acquisti effettuati da un'azienda sono anche essenziali per mantenere libri di dischi contabili accurati. Come per le fatture emesse da un'azienda, quelle che vengono ricevute devono essere accettate nei registri pagabili con i conti, rendendo più facile stabilire un programma per l'emissione del pagamento per tali fatture. L'assegno o la modalità di pagamento utilizzata per risolvere il saldo su tali fatture è anche considerato un record di contabilità e di solito viene annotato all'interno dei conti pagabili insieme alla fattura appropriata.
Tutte le transazioni monetarie coinvolte nel funzionamento dell'azienda sono considerate record contabili di un tipoo un altro. Le copie manuali ed elettroniche sono mantenute in archivio, rendendo molto più facile controllare le voci del diario e assicurarsi che tutti i record siano in ordine corretto. Quando vengono seguiti i principi contabili generalmente accettati, è molto più facile recuperare i record adeguati delle attività, dei registri delle passività e di qualsiasi sottogruppo di tali record relativi a qualsiasi transazione debiti o crediti.
Il mantenimento di libri di registrazione contabile accurati in qualche forma è spesso richiesto a fini fiscali. Questo è vero sia per le persone che per le aziende. La mancata manutenzione di copie di documenti di supporto essenziale può spesso creare problemi se si chiama un audit fiscale e può portare a non consentire determinate detrazioni per mancanza di documentazione. Per questo motivo, molte persone e aziende utilizzano il software contabile per mantenere in ordine tutte le voci, mantenendo anche copie di controlli, fatture e altri documenti di supporto che eseguono il backup delle voci fatte nei libri di contabilità stessi.p>