Che cos'è un registro delle attività?
Un registro delle attività è un metodo utilizzato nella contabilità per tenere traccia delle attività di una persona o di un'organizzazione. Tale registro può contenere un elenco completo di tutte le attività possedute, compresi gli investimenti e le attività immateriali. Il tipo più comune di registro delle attività è probabilmente un registro delle attività fisse (FAR), che tiene traccia solo delle immobilizzazioni.
Le immobilizzazioni sono costituite da proprietà, attrezzature, proprietà intellettuale e altri elementi di grande valore. Ciò include terreni, edifici, macchine e veicoli. La proprietà intellettuale si riferisce a beni non tangibili, inclusi brevetti, diritti d'autore, marchi e avviamento. Mentre un registro delle attività corrente conterrebbe elementi quali forniture, attività prepagate e disponibilità liquide, solo le attività che costituiscono una parte standard delle attività di ammortamento di un'organizzazione sono incluse in una FAR.
Quando viene creato un registro delle risorse, un'organizzazione utilizza un approccio sistematico, con le risorse elencate in ordine alfabetico o, forse, per posizione. Qualunque sia il metodo scelto, è spesso richiesto un sistema di etichettatura. Si tratta di etichettare le risorse con numeri di facile lettura. Questi numeri sono anche elencati nel registro delle attività per facilitare la determinazione della posizione fisica delle risorse. Quando le aziende possiedono un gran numero di attività diverse, l'etichettatura delle risorse è vitale nei processi di verifica delle risorse.
Uno degli scopi di un registro delle attività è semplificare la tenuta dei registri. Il documento diventa un riferimento per scopi aziendali e per il monitoraggio delle risorse. Un registro delle attività viene utilizzato anche a fini di ammortamento. Quando le organizzazioni calcolano l'ammortamento delle immobilizzazioni, il registro viene aggiornato. Offre un elenco completo in una posizione di tutti i beni, che fornisce un modo semplice per i contabili di trovare informazioni riguardanti i beni e i loro valori.
Un registro delle attività è particolarmente utile quando una società calcola l'ammortamento. Questa è una parte standard della contabilità in cui una parte del valore di ciascuna attività viene spesata per un periodo specificato. L'ammortamento viene generalmente calcolato annualmente a fini fiscali e assicurativi. Una FAR contiene il nome di ciascuna attività e il valore contabile dell'attività. Il valore contabile di un'attività è il valore originale dell'attività meno l'importo totale ammortizzato.
La maggior parte delle organizzazioni utilizza un programma software appositamente progettato per tenere traccia delle risorse. Un programma software aiuta a organizzare l'elenco delle risorse ed è creato in modo univoco per consentire ai contabili la possibilità di tracciare ciascuna risorsa e il valore di ciascuna. Altre organizzazioni tengono traccia delle risorse attraverso un programma per fogli di calcolo o un modello di registro delle risorse.
I registri delle attività sono utili anche per il monitoraggio delle risorse. Le organizzazioni prendono occasionalmente inventario per verificare l'esistenza di tutti gli asset. Il registro delle attività, pertanto, dovrebbe contenere tutte le attività di proprietà dell'azienda. Un dipendente abbina ciascun elemento del registro all'attivo effettivo posseduto.
I revisori utilizzano anche i registri delle attività come parte delle procedure di revisione standard. È essenziale nelle organizzazioni che il registro delle attività sia completamente accurato. I revisori verificano l'esistenza di attività utilizzando metodi casuali. Quando ciò si verifica, il revisore sceglie un asset dall'elenco e lo controlla fisicamente. Questo processo di verifica viene utilizzato per garantire che i libri contabili dell'organizzazione siano precisi.