Che cos'è una ricevuta elettronica?
Una ricevuta elettronica è una prova di acquisto o consegna che viene inviata elettronicamente. Il destinatario può utilizzare questo documento come una ricevuta cartacea in cambi, resi o controversie con il mittente. Le ricevute elettroniche sono inoltre utilizzabili per attività come la richiesta di detrazioni fiscali. Di solito è possibile stamparli se è necessaria una copia cartacea.
La ricevuta elettronica include un codice identificativo univoco per fare riferimento all'ordine, insieme a una descrizione dettagliata. Prenderà nota delle informazioni di contatto del mittente e del destinatario, del metodo di pagamento e di ogni altro dettaglio rilevante. Questo documento può anche contenere una firma elettronica e può contenere informazioni su come effettuare resi e scambi.
Molte ricevute elettroniche vengono inviate via e-mail, ma possono anche essere inviate a un telefono cellulare tramite un sistema di messaggistica di testo. Potrebbe anche essere possibile scaricare copie se una ricevuta viene persa o non arriva mai. Il destinatario può accedere al sito del commerciante e controllare i registri delle sue transazioni per trovare la ricevuta elettronica di cui ha bisogno. Per alcune transazioni sul Web, la ricevuta potrebbe caricarsi nel browser al termine della transazione e l'utente dovrà stamparla o annotare il codice di conferma per riferimento futuro.
Alcuni software di contabilità si interfacciano con le ricevute elettroniche e integrano i dati di ricevuta nelle registrazioni contabili del cliente. Il software può inserire le informazioni nel libro mastro dell'utente, classificare il tipo di acquisto e regolare automaticamente il nuovo saldo corrente. Gli acquirenti possono anche correggere le informazioni se sono sbagliate; il software potrebbe classificare un acquisto in modo errato, ad esempio, o scaricare una ricevuta elettronica che viene successivamente modificata e registrare un importo errato.
Le ricevute online possono documentare gli acquisti e fornire informazioni su come e quando è stato effettuato un acquisto. Confermano anche l'ordine e possono fornire un meccanismo per correggerlo se è sbagliato, anche se di solito questo deve avvenire all'interno di una finestra molto stretta. Le ricevute possono anche generare automaticamente al momento della consegna. I mittenti possono inviare e-mail a mittenti e destinatari in modo che sappiano quando arriva un pacco e potrebbe essere necessaria la ricevuta elettronica in una controversia relativa alla consegna.
L'uso delle ricevute elettroniche può essere più rispettoso dell'ambiente e può anche facilitare la contabilità. L'utente può conservare copie in un programma di contabilità, collegare voci di giornale a ricevute specifiche e fornire ricevute su richiesta in un comodo formato elettronico. Se il documento di ricevuta acquista un consumatore prevede di dichiarare le imposte, è importante assicurarsi che siano accessibili in futuro e può essere una buona idea salvare copie in una cartella su un disco rigido.