Cos'è un acquisto di emergenza?
Un acquisto di emergenza è uno che deve essere effettuato per ridurre il rischio di perdita di vite umane o di proprietà associata a un evento imprevisto. In situazioni di emergenza, le normali regole di acquisto possono essere sospese per consentire alle persone di accedere alle merci o ai servizi di cui devono mitigare immediatamente l'emergenza. In genere devono inviare documentazione per supportare l'acquisto, con informazioni specifiche sulla situazione, sulla necessità e sul fornitore che alla fine ha fornito i materiali necessari. La revisione potrebbe successivamente determinare che la situazione non si è qualificata per una gestione speciale.
In circostanze convenzionali, gli acquisti sono strutturati in un budget. Per gli acquisti importanti, è necessario lo shopping di confronto o la sollecitazione delle offerte. Un college, ad esempio, chiede offerte di diverse società idrauliche per determinare quali possono soddisfare al meglio le sue esigenze e assegna un contratto al meglio. Se si verifica un'emergenza idraulica, come un'improvvisa arresto che minaccia di inondare un edificio o rilasciare rifiuti nel campus, il ColLege può eludere questo processo con un acquisto di emergenza per risolvere il problema.
L'acquisto deve contribuire direttamente a una rapida risoluzione di un'emergenza. Assumere un idraulico per correggere un'interruzione è consentito, ad esempio, mentre il pagamento di una società di pulizia del tappeto potrebbe non essere considerata un'emergenza. Le richieste per effettuare acquisti di emergenza possono essere negate se il problema era prevenibile o prevedibile. Un dipartimento di tecnologia dell'informazione, ad esempio, dovrebbe avere in programma di sostituire le attrezzature obsolete, insieme ai backup per guasti di emergenza. In caso contrario e la rete è minacciata, l'emergenza è stata creata per negligenza e potrebbe non qualificarsi per un acquisto di emergenza.
I protocolli accurati vengono generalmente messi in atto per definire e monitorare gli acquisti di emergenza. L'obiettivo è prevenire situazioni in cui le persone usano questo metodo di ultima risorsa per soddisfare le esigenze di base. Un acquisto di emergenza può essere MORE costoso, soprattutto se è correlato a un disastro più grande delle esigenze immediate dell'organizzazione. In un uragano, ad esempio, i generatori possono diventare estremamente costosi e le aziende che devono acquistarli per continuare i servizi spenderanno più di quanto avrebbero acquistato in anticipo un generatore per prepararsi alle emergenze.
I moduli di autorizzazione speciali possono essere utilizzati per un acquisto di emergenza. La forma spiega la natura della situazione, definisce l'emergenza e fornisce giustificazione per mostrare come la spesa era necessaria. Potrebbe essere necessario firmare un supervisore o capo del dipartimento, indicando che è stato rivisto e approvato. I contabili con preoccupazioni possono richiedere un audit e possono raccomandare attività come una migliore pianificazione delle emergenze in futuro per impedire che tali situazioni si svolgano di nuovo.