Che cos'è un acquisto di emergenza?
Un acquisto di emergenza è uno che deve essere fatto per ridurre il rischio di perdita della vita o di proprietà associate a un evento imprevisto. In situazioni di emergenza, le normali regole di acquisto possono essere sospese per consentire alle persone di accedere a beni o servizi di cui hanno bisogno per mitigare immediatamente l'emergenza. In genere devono presentare la documentazione a supporto dell'acquisto, con informazioni specifiche sulla situazione, sulla necessità e sul fornitore che alla fine ha fornito i materiali necessari. La revisione potrebbe in seguito determinare che la situazione non era idonea per una gestione speciale.
In circostanze convenzionali, gli acquisti sono strutturati in un budget. Per acquisti importanti, devono essere effettuati acquisti comparativi o sollecitazione di offerte. Un college, ad esempio, chiede offerte da diverse aziende idrauliche per determinare quale può soddisfare al meglio le sue esigenze e assegna un contratto a quello migliore. Se si verifica un'emergenza idraulica, come un arresto improvviso che minaccia di inondare un edificio o liberare rifiuti nel campus, il college può evitare questo processo con un acquisto di emergenza per risolvere il problema.
L'acquisto deve contribuire direttamente alla rapida risoluzione di un'emergenza. L'assunzione di un idraulico per risolvere un arresto è consentita, ad esempio, mentre pagare un'azienda di pulizie di tappeti non può essere considerata un'emergenza. Le richieste di effettuare acquisti di emergenza possono essere respinte se il problema era prevenibile o prevedibile. Un dipartimento di tecnologia dell'informazione, ad esempio, dovrebbe avere piani per sostituire apparecchiature obsolete, insieme a backup per guasti di emergenza. In caso contrario e la rete è minacciata, l'emergenza è stata creata per negligenza e potrebbe non essere ammissibile per un acquisto di emergenza.
Solitamente vengono predisposti protocolli accurati per definire e monitorare gli acquisti di emergenza. L'obiettivo è prevenire situazioni in cui le persone utilizzano questo metodo di ultima istanza per soddisfare le esigenze di base. Un acquisto di emergenza può essere più costoso, soprattutto se è correlato a un disastro più grande delle esigenze immediate dell'organizzazione. In un uragano, ad esempio, i generatori possono diventare estremamente costosi e le aziende che devono acquistarli per far funzionare i servizi spenderanno più di quanto avrebbero acquistando un generatore in anticipo per prepararsi alle emergenze.
Moduli di autorizzazione speciali possono essere utilizzati per un acquisto di emergenza. Il modulo spiega la natura della situazione, definisce l'emergenza e fornisce una giustificazione per mostrare come la spesa era necessaria. Un supervisore o un capo dipartimento potrebbe dover firmare il modulo, indicando che è stato rivisto e approvato. I commercialisti con preoccupazioni possono richiedere un audit e possono raccomandare attività come una migliore pianificazione di emergenza in futuro per evitare che tali situazioni si ripetano.