Che cos'è un'indennità di spesa?
Un assegno di spesa è il denaro che un'azienda paga a un dipendente o lavoratore a contratto per le spese personali sostenute nel corso di un lavoro. Comunemente, tali spese comprendono pasti, trasporti, tasse, pedaggi e possibilmente spese per intrattenere i clienti. Coloro che lavorano per un'azienda con un'indennità di spesa dovrebbero rivedere attentamente la politica prima di incorrere in una spesa per assicurarsi che sia coperta. Le società non hanno l'obbligo di pagare le spese non coperte dalla polizza.
Una delle spese più comuni è il pagamento del chilometraggio utilizzato quando si prende un veicolo personale per le attività aziendali. Questa è una spesa comune in una serie di professioni tra cui agenti di vendita, giornalisti, avvocati stipendiati e molti altri. Il chilometraggio viene calcolato in base a una tariffa fissa, ad esempio per miglia o chilometri. Tale tasso può essere soggetto a variazioni con il prezzo medio del carburante al momento del pagamento preso in considerazione. Il denaro viene solitamente pagato su base settimanale o mensile.
L'indennità di spesa in miglia non copre solo i costi del carburante, tuttavia. Si suppone inoltre di dare un po 'di denaro al dipendente o al lavoratore a contratto per usura sull'auto, supponendo che venga utilizzata un'auto personale. Pertanto, alcuni lavoratori potrebbero mettere da parte una parte di tale rimborso per cose come la regolare manutenzione del veicolo o le riparazioni che saranno necessarie in futuro. La società non specifica normalmente come utilizzare il denaro una volta sostenuta la spesa, quindi i dipendenti devono scegliere autonomamente come utilizzare tale denaro in modo responsabile.
I pasti sono un'altra voce di indennità di spesa comune. In genere, se il corso del lavoro richiede che una persona viaggi al di fuori della propria area di residenza, l'azienda pagherà per i pasti. Questi pasti sono generalmente pagabili solo fino a un determinato importo. Se un dipendente supera tale importo scegliendo un pasto più costoso, è responsabile della differenza. Se il dipendente sta portando un cliente a un pasto, anche questo verrà rimborsato. Alcune aziende rifiutano di pagare per le bevande alcoliche, quindi questo dovrebbe essere verificato in anticipo.
L'altra cosa che viene spesso utilizzata per pagare un'indennità è l'intrattenimento, in particolare di un cliente. Ciò potrebbe includere il portare il cliente ad un evento sportivo, o in una gita da golf, solo per citarne un paio. Le spese di rappresentanza possono essere molto elevate, quindi il dipendente deve assicurarsi che tali spese siano coperte. Alcuni di questi tipi di spese possono richiedere un'autorizzazione preventiva, in cui il dipendente o la persona contrattata deve prima chiamare un supervisore o un manager e ottenere l'approvazione della spesa.
In genere, un rimborso spese non è soggetto alle imposte sul reddito. Questo perché il denaro ricevuto non è un reddito, ma piuttosto una sostituzione del denaro che è stato speso per conto di un'azienda. Coloro che hanno domande dovrebbero verificare con un professionista fiscale locale per assicurarsi che siano conformi a tutte le leggi fiscali.