Che cos'è un fondo di anticipi?
Conosciuto anche come un piccolo fondo di cassa, un fondo di anticipi è un tipo di riserva di liquidità che viene accantonata per gestire le spese minori che possono essere sostenute durante le operazioni quotidiane di una società. In genere, i proventi di questo fondo sono detenuti come valuta e moneta e sono affidati a un amministratore o cassiere del fondo per l'erogazione secondo le politiche e le procedure aziendali. È probabile che le aziende di ogni dimensione e tipologia dispongano di una piccola quantità di denaro contante o di fondi di anticipi, rendendo possibile acquistare rapidamente forniture per ufficio o altri oggetti senza la necessità di passare attraverso una procedura formale di ordinazione e acquisto.
La struttura di un fondo di anticipi è in genere molto semplice. Una piccola impresa può gestire questo tipo di risorsa aziendale mantenendo una scorta di valuta e monete in un cassetto chiuso a chiave o in una piccola cassaforte nel sito aziendale. La maggior parte delle imprese ha fissato limiti minimi e massimi per l'importo totale di denaro che può essere mantenuto nel fondo in qualsiasi momento. La fissazione di questi limiti implica in genere la considerazione del tipo di acquisti che è possibile effettuare utilizzando le risorse del fondo, oltre a consentire i prezzi medi di tali tipi di acquisti.
Come con qualsiasi tipo di conto finanziario, il fondo di anticipi sarà monitorato e periodicamente riconciliato. La riconciliazione di solito richiede la registrazione delle entrate per gli acquisti effettuati utilizzando i proventi del fondo dall'ultima riconciliazione, aggiungendo eventuali depositi effettuati al fondo e quindi confrontando il saldo contabile del fondo di anticipi con il conteggio fisico dei contanti conservati nell'impronta cassetto fondi o sicuro. A seconda delle dimensioni dell'azienda, questo tipo di riconciliazione può verificarsi su base settimanale o bisettimanale, ma dovrebbe essere effettuato almeno su base mensile.
Ci sono molti vantaggi nel mantenere un fondo di anticipi. L'account fornisce denaro che può essere utilizzato per acquistare gli elementi essenziali senza la necessità di preparare una richiesta, ottenere un numero di ordine di acquisto e attendere che venga tagliato un assegno aziendale per coprire l'acquisto. Ad esempio, se una piccola impresa ha bisogno immediatamente di una cartuccia di stampa, quell'elemento può essere acquistato dal piccolo contante trovato nel fondo, la transazione verrà registrata, quindi una richiesta di rimborso attraverso i normali canali di acquisto può essere inviata, assicurando che il il fondo riceve più denaro che può essere utilizzato in seguito per un altro acquisto.