Che cos'è la contabilità automatizzata?
La contabilità automatizzata è un approccio per mantenere registri contabili aggiornati con l'ausilio di software di contabilità. Software aziendali di questo tipo sono spesso configurati per consentire la registrazione incrociata facile di crediti e debiti, eliminando la necessità di inserire più registrazioni al fine di mantenere i registri contabili in conformità con i principi contabili generalmente accettati. Molti dei più popolari sistemi di contabilità automatizzata possono essere adattati per soddisfare le esigenze dell'azienda che acquista il software, rendendo possibile la creazione di report personalizzati e l'utilizzo dei formati di report standard inclusi nel pacchetto software.
Il processo di contabilità automatizzata può far risparmiare molto tempo quando si registrano crediti e debiti. Invece di dover inserire voci in libri diversi, come è comune con i metodi più tradizionali, la maggior parte dei pacchetti software di contabilità sono strutturati per consentire l'immissione manuale della transazione in un campo su una pagina. Da lì, il software mette automaticamente in relazione la transazione con tutti gli altri record rilevanti all'interno del pacchetto software. Una volta immessa la transazione, i dati verranno inclusi in qualsiasi report generato strutturato per coprire la data di tale voce.
Oltre a semplificare il processo di immissione manuale dei dati in un sistema contabile automatizzato, molti pacchetti software di contabilità possono essere collegati a carte di credito e conti bancari. Utilizzando l'interfaccia incorporata nel software, i pagamenti possono essere rimessi ai fornitori e applicati automaticamente al conto fornitore e al numero di fattura appropriati all'interno dei registri contabili. Allo stesso tempo, i clienti possono effettuare un pagamento online tramite collegamenti inclusi nel sistema con eventuali fatture elettroniche distribuite a tali clienti. Utilizzando il collegamento per inviare il pagamento, il software riceve automaticamente il pagamento, lo registra sul conto cliente e sul numero di fattura corretti, quindi instrada il pagamento sul conto bancario specificato dall'utente finale.
Oggi, la contabilità automatizzata è considerata un componente di base della maggior parte delle strategie di pianificazione delle risorse aziendali o ERP. Le funzionalità sicure e il risparmio di tempo possono aumentare notevolmente l'efficienza del team di contabilità. Inoltre, il software di contabilità include funzionalità che consentono la generazione e la distribuzione di fatture elettroniche ai clienti è uno strumento estremamente efficiente. L'uso di tali funzionalità consente di ricevere pagamenti in un breve periodo di tempo, sia perché il cliente è in grado di approvare il pagamento e inviare un assegno in meno tempo, sia perché utilizza l'opzione per inviare un pagamento elettronico. In entrambi gli scenari, la società beneficia di un aumento delle entrate sui suoi crediti in un breve lasso di tempo, consentendo all'azienda di accedere a più liquidità per gestire le operazioni quotidiane.