Che cos'è la fatturazione automatica?
La fatturazione automatizzata è un'azione in cui si verifica la fatturazione di beni e servizi senza la necessità di preparare la fattura a mano. Molti sistemi di fatturazione di questo tipo offrono la possibilità di generare e inviare copie elettroniche delle fatture ai clienti. L'uso di questo tipo di software di fatturazione consente di gestire il processo di fatturazione con maggiore efficienza, risparmiando tempo e denaro all'azienda.
Esistono diverse funzionalità comuni al software di fatturazione automatizzato. Nella maggior parte dei casi, il software è progettato per consentire la creazione di profili dei clienti che contengono tutti i dati necessari per preparare accuratamente la fattura. Questi dati includeranno il nome del cliente, l'indirizzo di fatturazione, il contatto di fatturazione e un indirizzo e-mail se la fattura deve essere inviata elettronicamente. Nella maggior parte dei casi, il programma di fatturazione automatico raccoglierà dati da altre fonti che hanno a che fare con l'utilizzo dei clienti o consentirà l'inserimento manuale degli ordini una volta che sono stati eseguiti. I processi all'interno del sistema di fatturazione applicano quindi le tariffe appropriate per ciascun ordine e creano una fattura.
A seconda della configurazione del sistema di fatturazione automatizzato, la fattura può essere stampata, insieme a una busta associata, immediatamente dopo la generazione della fattura. Tuttavia, è possibile configurare il software in modo che le fatture vengano stampate automaticamente a una determinata ora del giorno. Esistono anche alcuni esempi di software che spingono i macchinari a piegare la fattura, inserirla in una busta preindirizzata e sigillare la busta. Quando la posta elettronica viene utilizzata come mezzo di consegna, il sistema può accelerare la consegna immediatamente dopo aver generato la fattura o gestire il processo di posta elettronica a una determinata ora del giorno, un approccio che consente ai proprietari di attività commerciali di esaminare le fatture prima che vengano inviate.
I sistemi di fatturazione elettronica di questo tipo a volte includono la possibilità di ricevere e applicare pagamenti a fatture in sospeso. Ad esempio, le fatture via e-mail possono contenere un collegamento incorporato che consente al cliente di effettuare immediatamente il pagamento dopo aver ricevuto e rivisto la fattura. Anziché richiedere a un individuo di ricevere il pagamento e inserirlo manualmente nel database dei crediti, il software riconosce il pagamento, lo applica al numero di fattura appropriato e deduce tale importo dal saldo del conto cliente.
La fatturazione automatizzata funziona molto bene con le situazioni in cui un cliente ha un ordine permanente o esiste un pagamento ricorrente che deve essere richiesto su base settimanale o mensile. Con questa applicazione, il sistema può essere configurato per generare automaticamente fatture permanenti o ricorrenti per i clienti appropriati, eliminando così la necessità che uno o più dipendenti trascorrano ore in questo compito ripetitivo. Il risultato finale è che il personale può essere utilizzato per diverse funzioni, consentendo alla giornata lavorativa di essere più produttiva e quindi economica.
L'uso della fatturazione automatizzata è comune oggi con aziende di tutte le dimensioni. I tipi di attività che vanno dalle telecomunicazioni ai negozi al dettaglio online traggono vantaggio dall'uso di questo tipo di software. Risparmiando tempo e risorse dell'azienda, le aziende sono in grado di mantenere le spese più basse e quindi rimanere più competitive.