Che cos'è il controllo di cassa?
Il controllo del contante è un processo che viene utilizzato per verificare la natura completa e la registrazione accurata di tutto il denaro ricevuto, nonché di eventuali esborsi in contanti. Come principio generale della contabilità finanziaria responsabile, questo processo si svolge in qualsiasi ambiente in cui beni e servizi vengono acquistati e venduti. Pertanto, le imprese, le organizzazioni senza scopo di lucro e le famiglie utilizzano tutti i principi di base.
Per comprendere appieno il controllo del contante, è utile comprendere cosa si intende per contante, quando si tratta di contabilità finanziaria. Oltre a riferirsi a valuta e moneta, questo termine comprende anche forme di scambio finanziario come vaglia, ricevute di carta di credito e assegni. In sostanza, si qualifica qualsiasi tipo di scambio finanziario che può essere immediatamente negoziato per un valore fisso.
Controllo del contante significa gestire con competenza tutti questi tipi di strumenti finanziari mantenendo un sistema di tracciamento accurato che tiene conto sia della ricezione che dell'erogazione del contante. Progettare questo processo non è particolarmente difficile e ci sono alcuni elementi di base che verranno incorporati nel processo, indipendentemente dal fatto che la procedura venga utilizzata in casa o in un ufficio o ambiente aziendale.
Innanzitutto, tutte le transazioni relative al denaro contante devono essere documentate e registrate immediatamente. Il metodo di contabilità per competenza, in cui gli utili e le spese sono rilevati quando sono sostenuti, piuttosto che quando sono ricevuti o pagati, non viene utilizzato. Ogni ricevuta di cassa viene registrata al momento della ricezione, mentre ogni erogazione viene registrata al momento del rilascio del pagamento. Questa modalità di documentazione richiede solo alcuni modelli di base che registreranno i dati necessari. Per la casa, un conto corrente può essere utilizzato per tracciare tutto il denaro depositato in un conto comune per il bene della casa e il registro del libretto degli assegni può servire come documento di base che tiene traccia delle transazioni in entrata e in uscita.
Successivamente, procedure solide richiedono che vi siano più persone, ma limitate, che hanno accesso al denaro, che ha due scopi. In primo luogo, le persone possono essere ritenute responsabili del modo in cui il denaro viene gestito. In secondo luogo, avere almeno due persone che supervisionano il processo aiuta a garantire che transazioni importanti possano aver luogo in qualsiasi momento, anche se un individuo non è disponibile per qualche motivo.
Il controllo del denaro contante richiede inoltre che i documenti relativi all'attività siano tenuti separati dalla posizione fisica del denaro. In altre parole, il libro contabile utilizzato per registrare le transazioni in contanti non dovrebbe essere tenuto al sicuro con la valuta, i vaglia e gli assegni. Questa semplice precauzione aiuta a garantire che il compito di alterare le prove fisiche relative al denaro contante sia più difficile e quindi riduce al minimo le possibilità che si verifichino furti.