Che cos'è l'offerta competitiva?
Quando un'azienda, un'organizzazione, una regione o una struttura educativa è alla ricerca di servizi di investimento, come contabilità, servizi attuariali o gestione patrimoniale, spesso si verifica un processo di offerta competitivo. Soprattutto per le istituzioni pubbliche come un fondo pensione o una dotazione universitaria, esiste un livello di responsabilità che deve essere raggiunto per le decisioni che vengono prese. A livello aziendale, ciò vale anche perché un consiglio di amministrazione riterrà il management responsabile delle decisioni prese. La procedura di offerta competitiva è un modo per mantenere un metodo trasparente per l'acquisizione di fornitori di servizi di terze parti che rimane giusto e che, se eseguito con successo, porterà alla selezione del fornitore appropriato.
Le offerte competitive spesso iniziano con una richiesta di proposta (RFP), che viene emessa dall'entità che cerca servizi finanziari o da un consulente esterno che gestisce il processo di ricerca. Un documento viene rilasciato al pubblico o solo su invito. Le qualifiche per il contratto sono indicate nella RFP e, di conseguenza, le aziende per lo più qualificate rispondono all'invito nel processo di offerta competitiva. Affinché i fornitori di servizi rispondano in modo efficiente, verrà stabilito un periodo di domande e risposte (Domande e risposte) tra gli offerenti e l'emittente o il consulente. Dopo tale periodo di domande e risposte, viene applicato un termine per la presentazione.
In una procedura di offerta competitiva aperta, le voci del fornitore di servizi ricevute sono disponibili per essere visualizzate da altri. Una procedura di gara competitiva chiusa è meno pubblica e solo alcune persone ottengono l'accesso alle voci in questo tipo di processo. Spesso, i risultati di domande e risposte sono pubblicati per altri offerenti per vedere se si trovano ad affrontare domande simili.
Dopo la scadenza per l'invio, tutte le voci vengono riviste. In base al pool di invii, il tempo necessario per la revisione varierà. Viene creato un breve elenco delle imprese qualificate che soddisfano meglio i criteri della RFP, restringendo il processo di offerta competitiva. Le società che compaiono in un breve elenco potrebbero essere invitate alle riunioni dell'emittente per spiegare meglio i prodotti e i servizi offerti e per rispondere a qualsiasi dubbio o domanda che l'emittente potrebbe avere in merito a strategia, commissioni o altri dubbi.
La procedura di offerta competitiva termina quando un fornitore di servizi si aggiudica il contratto. Spesso, anche dopo aver selezionato il vincitore, ci sono alcune negoziazioni che devono essere finalizzate. Nel caso in cui i negoziati finali falliscano, un emittente spesso selezionerà un offerente secondo classificato per ottenere invece il contratto.