Che cos'è l'archiviazione elettronica?
Il deposito elettronico, noto anche come e-file, è l'alternativa al deposito di moduli fiscali cartacei. È spesso un metodo preferito perché i contribuenti possono avere una conferma più rapida dei moduli fiscali ricevuti, nonché pagamenti di rimborso più rapidi. L'archiviazione elettronica è spesso più accurata dei ritorni cartacei perché il software viene utilizzato per eseguire calcoli, il che aiuta a eliminare l'errore umano. Le agenzie fiscali locali e nazionali, come l'Internal Revenue Service, incoraggiano e accettano i moduli fiscali archiviati elettronicamente, nonché i pagamenti online di eventuali imposte dovute. Queste agenzie spesso forniscono metodi sui loro siti Web per inviare gratuitamente le tasse in formato elettronico.
La possibilità di presentare le tasse in qualsiasi momento è spesso interessante per i contribuenti, soprattutto se le scadenze della dichiarazione dei redditi sono imminenti. L'archiviazione elettronica è di solito disponibile per i contribuenti sette giorni alla settimana a qualsiasi ora. L'alternativa è per i contribuenti alle spedizioni postali. Fare così spesso richiede di spedire il reso in un determinato momento per ricevere la data del timbro postale corretta. In questo scenario, non vi è alcuna possibilità di ricevere una rapida conferma dall'agenzia fiscale che le imposte sono state ricevute e che i moduli sono stati compilati correttamente. Quando i contribuenti inviano un e-file, vengono spesso informati degli errori e della necessità di inviare nuovamente i moduli fiscali.
I contribuenti possono archiviare le dichiarazioni in formato elettronico direttamente con le agenzie fiscali o con l'aiuto di un servizio di preparazione fiscale. Ad esempio, i contabili delle piccole imprese possono preparare e inviare file elettronici per conto dei lavoratori autonomi o dei contribuenti a pagamento, purché siano fornitori autorizzati. I contribuenti che soddisfano determinati requisiti minimi e che devono presentare moduli fiscali personali possono trarre vantaggio dall'assistenza volontaria per le imposte sul reddito, che può preparare e archiviare le tasse in formato elettronico gratuitamente. Esiste anche un software fiscale basato su Web e desktop che le persone possono pagare e utilizzare per preparare e inviare file elettronici per conto proprio. La maggior parte dei programmi software guida il contribuente a preparare i moduli necessari passo dopo passo e, su richiesta del contribuente, il programma invia le imposte in formato elettronico alle agenzie fiscali appropriate.
Quando i contribuenti archiviano le proprie imposte in formato elettronico, spesso possono scegliere di ricevere un deposito diretto di rimborsi fiscali o pagare le imposte dovute utilizzando un prelievo di addebito diretto. Spesso i pagamenti fiscali non devono essere presentati contemporaneamente alla presentazione elettronica, a meno che le imposte non siano immediatamente dovute. In caso contrario, un contribuente può pagare e presentare moduli separatamente. Se le tasse sono dovute, è a beneficio del contribuente l'e-file per ottenere i pagamenti in tempo ed evitare sanzioni.