Che cos'è la gestione dei costi IT?
La gestione dei costi della tecnologia dell'informazione (IT), nota anche come contabilità dei costi IT, è una metodologia finanziaria completa per il controllo delle spese relative all'IT. Ciò include la valutazione, la stima e l'analisi delle spese IT di un'organizzazione, che potrebbero includere, ad esempio, la tecnologia informatica e gli stipendi dei dipendenti. Le tecnologie dell'informazione e della comunicazione sono componenti vitali dell'infrastruttura di un'organizzazione. La gestione dei costi IT è essenziale perché fornisce una panoramica strategica di tutte le spese relative alla tecnologia dell'informazione ed è necessaria per l'efficienza operativa e il successo organizzativo.
Per una società commerciale, inclusa un'azienda esistente o start-up, la gestione dei costi IT è una componente importante del suo piano aziendale strategico, che è una componente fondamentale di una società funzionale. Nell'ambito del piano aziendale strategico, la parte relativa alla gestione dei costi IT includerà il monitoraggio delle spese in diverse aree legate all'IT, inclusi acquisti di tecnologie informatiche, costi di manodopera dei dipendenti, spese indirette e spese generali tecnologiche. Un primo esempio di sovraccarico tecnologico è il costo continuo di una connessione Internet, la cui presenza è essenziale nelle organizzazioni contemporanee. Un esempio di costi di manodopera dei dipendenti è la spesa associata al funzionamento umano del dipartimento IT, come i salari di un ingegnere di rete e uno sviluppatore di software.
Se, ad esempio, un'azienda non intraprende alcun livello di gestione dei costi IT, ciò potrebbe portare alla scomparsa del business. All'interno di un piano aziendale, sono incluse stime future relative alle spese relative all'IT. Un piano aziendale in genere include proiezioni finanziarie quinquennali. I dati finanziari all'interno della componente di gestione dei costi IT di un piano aziendale dipendono dal budget annuale dell'azienda. Se la sezione per la gestione dei costi IT non è sincronizzata con il resto del piano aziendale, ciò potrebbe causare gravi problemi di flusso di cassa per un'azienda.
Applicazioni software come fogli di calcolo e programmi di contabilità specializzati sono ampiamente utilizzati nell'area della gestione dei costi IT. Le persone che gestiscono la gestione dei costi IT dipendono dalla natura di un'organizzazione. Ad esempio, un direttore di una società di nuova costituzione potrebbe essere l'unico responsabile dell'elaborazione della strategia di gestione dei costi IT. Una società matura e di grandi dimensioni, tuttavia, potrebbe avere un intero reparto contabile che si concentra esclusivamente sulla gestione dei costi IT. Le società transnazionali, che in genere investono ingenti somme di denaro in tecnologia ogni anno, rientrano in questa categoria.