Che cos'è la contabilità salariale?
La contabilità dei salari è un processo che si verifica in tutte le aziende e si concentra sulla gestione finanziaria delle informazioni sui salari di un'azienda. I contabili registreranno le informazioni relative ai salari, ai premi e alle commissioni dei dipendenti; i contabili registreranno e riferiranno anche le imposte relative a queste informazioni nella contabilità generale. Gli impiegati e i dirigenti delle buste paga sono responsabili della fornitura di tali informazioni alla contabilità, nonché del mantenimento delle pratiche burocratiche necessarie per soddisfare i requisiti legali per la presentazione di registri occupazionali accurati. La contabilità del personale è spesso separata dal normale ufficio contabile poiché le informazioni sono altamente sensibili e non possono essere visualizzate da più dipendenti.
Le aziende avranno spesso un ufficio salari al passo con tutti i requisiti legali per l'assunzione di dipendenti. Le informazioni relative ai controlli di base, ai test antidroga, ai contratti di lavoro, agli accordi di indennità, alle concessioni salariali e ad altre informazioni rientrano spesso in specifiche leggi sulle risorse umane. La mancata conservazione di registri occupazionali accurati può comportare multe pesanti o altre sanzioni per la mancata osservanza delle leggi e dei regolamenti. Alcune società possono utilizzare i contabili per controllare i processi di contabilità dei salari nell'ufficio risorse umane. Questo controllo assicura che non siano presenti violazioni della normativa vigente in materia di risorse umane.
Le voci per la registrazione dei dati sui salari sono abbastanza semplici. Nell'attuale ambiente tecnologico, molte delle voci si verificano in tempo reale utilizzando le direttive preprogrammate nel pacchetto software di contabilità dell'azienda. I contabili del reparto contabilità salari rivedranno quindi le voci per assicurarsi che non si siano verificati errori durante l'elaborazione automatica. La voce di base addebiterà le spese del personale per i salari e gli stipendi di ciascun dipendente e il credito del personale pagabile. La società può disporre di account separati che definiscono specifici gruppi di gestione stipendi. Una volta pagato, il sistema addebiterà i salari pagabili e accrediterà contanti. Queste voci, in termini di debiti e crediti, sono uguali per i conti delle imposte sui salari.
La contabilità dei salari spesso richiede alle società di rimettere le tasse sui salari su base programmata all'agenzia governativa appropriata. I contabili dovranno compilare i moduli appropriati e tagliare un assegno all'agenzia per tali imposte, spesso su base trimestrale. Le agenzie governative più grandi possono disporre di un sistema di deposito online per trasferire questi soldi online, se necessario. I contabili dovranno riconciliare questi conti per garantire che tutto il denaro registrato nel conto vada all'agenzia appropriata. I saldi di debito o di credito in sospeso indicano un problema internamente al sistema contabile dei salari. I contabili dovranno quindi adeguare le cifre o le percentuali per la ritenuta alla fonte per correggere questo problema.