Che cos'è la gestione del portafoglio progetti?
A differenza del tradizionale project management, che si concentra solo su ogni singolo progetto di un'azienda, il project portfolio management (PPM) considera l'intero progetto di un'organizzazione. PPM è quindi l'analisi controllata e il coordinamento dei progetti di un'azienda. Con l'uso di strumenti, software e processi, PPM spesso consente l'allocazione delle risorse e il sequenziamento ottimale dei progetti. Può anche analizzare i maggiori ritorni per un'azienda identificando i progetti più significativi. In definitiva, la gestione del portafoglio di progetti può incorporare tutti gli obiettivi aziendali di un'organizzazione e ridurre l'incidenza di progetti sovrapposti o di drenaggio delle risorse.
Project portfolio management (PPM) è l'analisi coordinata e il controllo dei progetti di un'azienda. Sebbene considerato da molti professionisti come rilevante per l'informatica, PPM può essere implementato con successo dalla maggior parte dei settori. Le aziende spesso intraprendono contemporaneamente più progetti che possono limitare risorse come denaro, tempo, persone e capacità. Un probabile obiettivo della gestione di progetti e portfolio è quello di allocare tali risorse per aiutare l'azienda a trarre il massimo profitto. PPM può anche aiutare i manager a determinare il mix e il sequenziamento ottimali dei progetti proposti tenendo conto dei fattori del mondo reale.
Quando le organizzazioni intraprendono progetti, spesso si impegnano a livelli sostanziali di investimento. La gestione del portafoglio di progetti è talvolta paragonata alla gestione del portafoglio in quanto entrambi richiedono la supervisione degli investimenti. PPM spesso consente ai gestori di ottimizzare, bilanciare e perfezionare continuamente i loro portafogli, ottenendo così rendimenti maggiori riducendo al contempo il rischio complessivo.
Strumenti specifici, applicazioni software e processi spesso forniscono le basi per la gestione del portafoglio di progetti. Ad esempio, l'uso di alberi decisionali con nodi di diramazione può dettagliare ogni potenziale progetto in relazione al budget di un singolo portafoglio. È quindi probabile che i manager utilizzino tali informazioni per decidere quali progetti possono e non possono essere concessi. Un altro strumento può costruire una visione circolare centralizzata di progetti in cui progetti malsani, di basso valore o duplicati sono relegati all'esterno del cerchio. I membri del team di gestione del progetto possono quindi calcolare i rendimenti stimati sugli investimenti per tutti i progetti e pubblicare un'istantanea delle prestazioni previste del portafoglio per valutare quali progetti sono più significativi.
Le varie misurazioni e strategie offerte da PPM possono aiutare i manager a raggiungere obiettivi aziendali specifici. Ad esempio, anziché concentrarsi solo sul marketing e sullo sviluppo del progetto, i principi di PPM di solito incorporano ulteriori fattori cruciali come il finanziamento, la domanda dei clienti e il consumo delle risorse dell'azienda. Pertanto, la decisione di investire e i processi per procedere con un progetto possono riflettere il confronto dei benefici con i costi.
Un'altra chiara caratteristica di PPM è la sua capacità di valutare e dare priorità ai progetti. Ogni progetto selezionato da un'azienda deve spesso essere valutato in termini di valore commerciale e aderenza alla politica. Man mano che le capacità di divulgazione aziendale di un'azienda si espandono, anche il suo portafoglio probabilmente crescerà. Pertanto, la gestione del portafoglio progetti spesso aiuta le aziende a rifiutare le attività che esauriscono le risorse e ad accettare i progetti che hanno senso in termini di tempo e denaro.
Mentre la conoscenza delle prestazioni individuali di ciascun progetto è importante, l'impatto di ogni progetto sul portafoglio stesso è altrettanto importante. È quindi probabile che un project manager determini in che modo ciascun progetto contribuisce al raggiungimento complessivo del portafoglio, se un progetto può indurre un impatto negativo sui progetti futuri e quali progetti nel portafoglio dipendono da altri. Lavorare a questo livello può richiedere un riepilogo dei dati chiave per evitare il sovraccarico di informazioni. La gestione del portafoglio di progetti può quindi fornire una sintesi delle prestazioni e dei progressi, nonché una misurazione delle stime rispetto ai costi effettivi.
I processi di gestione del portafoglio di progetti sono spesso considerati preziosi durante i periodi di difficoltà economica, ma alcune aziende implementano queste strategie come pratiche quotidiane. Senza PPM, un'organizzazione può sperimentare progetti sovrapposti o ridondanti, progetti che funzionano a scopi trasversali o quelli che non sono allineati con le strategie aziendali. È probabile che si verifichino simili insuccessi perché ogni progetto può avere un bell'aspetto sulla carta, ma i valori reali potrebbero non essere visibili se non analizzati con strumenti basati sui risultati.