Come faccio a scegliere tra i fornitori SaaS?
Una società di software come servizio (SaaS) vende l'accesso a una varietà di programmi software a imprese e organizzazioni. Questo metodo di erogazione dei servizi di tecnologia dell'informazione è cresciuto costantemente in popolarità a causa della ridotta necessità di investimenti in infrastrutture, hardware o personale di supporto informatico dedicato. Ci sono quattro elementi da considerare quando si tenta di scegliere tra i fornitori SaaS: accordo sul livello di servizio, funzionalità del sistema, ore di disponibilità e prezzo.
Il valore in dollari e la portata dei servizi disponibili dai distributori SaaS di solito superano i limiti per un ordine di acquisto standard. La maggior parte delle aziende completa un processo di approvvigionamento, come una richiesta di proposta (RFP) o una richiesta di informazioni (RFI), per assistere nel processo di selezione. Dal punto di vista organizzativo, questi processi costringono il cliente a riflettere seriamente sui servizi richiesti dal fornitore SaaS. In un processo RFP standard, il cliente fornisce specifiche dettagliate e consente ai potenziali fornitori di fornire una risposta scritta per la revisione e la selezione.
Indipendentemente dal processo utilizzato, tutti i fornitori SaaS forniranno un accordo scritto sul livello di servizio (SLA) in cui i servizi da acquistare sono descritti in dettaglio. Esaminare lo SLA di almeno tre diverse società per ottenere informazioni sulle opzioni disponibili, sulla capacità del fornitore di soddisfare i requisiti fondamentali e sui livelli di servizio al cliente. Queste risposte possono essere piuttosto complesse, ma investire il tempo e gli sforzi è l'unico modo per prendere una decisione informata e fattuale.
Durante un complesso processo di selezione del software, è abbastanza facile distrarsi da tutte le possibilità. Fai un elenco di tutte le funzionalità del software richieste e un elenco separato di funzionalità che sarebbe carino ma non essenziale. Stampa un elenco separato per tutti i fornitori SaaS e indica quali funzionalità sono fornite nella soluzione proposta. Ignora tutte le funzionalità che non sono incluse in questi due elenchi. Questo è un ottimo modo per assicurarsi che la selezione finale soddisfi le esigenze attuali e non solo quelle future.
Le ore di disponibilità sono un problema critico quando si guardano diversi fornitori SaaS. Controllare le informazioni sul fuso orario e assicurarsi che siano fornite per iscritto. Molte aziende offriranno l'accesso 24 ore su 24 a pagamento. Controlla quale fuso orario sta utilizzando il fornitore per assicurarti che non ci siano sorprese. Ricorda di considerare non solo quando gli utenti dovranno accedere al sistema, ma anche quando sarà necessario che i lavori vengano eseguiti a ore atipiche.
Le opzioni di prezzo dei fornitori SaaS possono essere fisse o basate sull'utilizzo. Un contratto a prezzo fisso è per un importo specifico di denaro per i servizi elencati nello SLA. I prezzi basati sull'utilizzo si basano sul volume transazionale, sul numero di utenti registrati o sul valore monetario totale dell'attività. Rivedere in dettaglio questo aspetto del contratto e completare un'analisi interna per determinare quale metodo è il più conveniente.