Cosa sono le riunioni online?
Le riunioni online sono riunioni che si svolgono utilizzando Internet come mezzo di comunicazione in tempo reale. Invece di riunire i partecipanti alla riunione in un'unica posizione fisica, il World Wide Web viene utilizzato per creare un luogo di riunione virtuale a cui è possibile accedere con le credenziali di accesso appropriate. A seconda della piattaforma software utilizzata per la riunione online, i partecipanti possono essere in grado di comunicare con il facilitatore o il presidente in diversi modi.
Uno dei modi più comuni ed economici per tenere riunioni online è sfruttare la possibilità di creare una chat room privata con un overlay audio. In questa applicazione, ogni partecipante crea un account con il fornitore della chat room. Il presidente crea la chat room privata e invita i partecipanti a entrare nella room. Una volta che tutti sono riuniti, la riunione può avvenire digitando i messaggi nella comune chat board o utilizzando la funzione audio in combinazione con altoparlanti e microfoni collegati al desktop o al computer portatile di ciascun partecipante. Sebbene l'interazione sia limitata, di solito non vi sono costi associati a questa opzione e se la comunicazione verbale è sufficiente per condurre correttamente la riunione, l'utilizzo di una chat room funzionerà molto bene.
Per riunioni online più efficaci, l'utilizzo di un fornitore di conferenze Web può essere un'opzione. Con una conferenza Web, è normalmente possibile comunicare verbalmente tramite una connessione audioconferenza che funziona indipendentemente dalla parte visiva della conferenza. I facilitatori possono condividere presentazioni di diapositive, fogli di calcolo e altri documenti con il gruppo pubblicandoli nella finestra di visualizzazione.
Con la maggior parte delle riunioni online di questo tipo, il facilitatore può mettere gli altri partecipanti in quella che è nota come modalità Solo ascolto; cioè, possono ascoltare ciò che dice il facilitatore ma non possono rispondere verbalmente. La maggior parte dei servizi di conferenza web consente ai partecipanti di inviare domande e commenti al facilitatore tramite un'interfaccia che solo il facilitatore può vedere. Questo approccio spesso funziona bene quando è necessario fare una presentazione formale. Quando il facilitatore è pronto per l'interazione verbale, di solito c'è la possibilità di rendere completamente interattive tutte le connessioni alla conferenza, o di consentire ai partecipanti di essere riconosciuti e autorizzati a porre una domanda o altrimenti rispondere verbalmente al facilitatore.
Le riunioni online hanno diversi vantaggi. Innanzitutto, è possibile tenere una riunione con un preavviso molto breve. Le persone non devono organizzare il viaggio per una riunione fisica o bloccare il tempo di viaggio da e verso la riunione. In secondo luogo, la distanza non diventa un problema. I partecipanti possono partecipare alle riunioni online indipendentemente da dove si trovano in tutto il mondo. In terzo luogo, le riunioni online portano la convenienza di una audioconferenza a nuovi livelli consentendo anche l'interazione visiva. Numerosi servizi di riunione online consentono di sfruttare funzionalità quali collaborazione, presidenti multipli e siti di riunione protetti da password.
Non vi è dubbio che le riunioni online in formati gratuiti ea pagamento possono far risparmiare alle aziende molto tempo e denaro. Allo stesso tempo, le organizzazioni senza scopo di lucro e basate sulla fede possono anche utilizzare le riunioni online con grande vantaggio, sia per scopi interni che per comunicare efficacemente con i sostenitori o i seguaci dell'organizzazione.