Quali sono i migliori suggerimenti per la formattazione dei documenti?
La formattazione del documento a volte può essere molto trasparente per un utente e altre volte può essere molto frustrante. Un modo per ottenere buoni risultati di formattazione con uno sforzo minimo è quello di avere molta familiarità con il programma utilizzato. Un altro consiglio è quello di mantenere la formattazione il più semplice possibile e pensare oltre la funzionalità di base degli strumenti disponibili in modo che possano essere utilizzati al massimo potenziale. Conoscere l'obiettivo del documento formattato, che si tratti di una stampante, un dispositivo portatile o una pagina Web, può aiutare a evitare i meccanismi di formattazione del documento che potrebbero non tradurre sul mezzo finale. Comprendere gli aspetti di come verrà utilizzato il documento può aiutare a definire gli oggetti, come le immagini, quindi sembra professionale e ha un'eccellente qualità quando si supera il documento.
Conoscenza di come funziona il software di modifica del documento per l'utilizzo di una formattazione anche moderata del documento. Quello che potrebbe sembrare che una semplice serie di strumenti può diventare sempre più complessa come le loro interazioni con il testoe l'un l'altro iniziano a produrre risultati imprevedibili. Avvolgimento del testo, rotture di linea, strati e oggetti inseriti come celle di fogli di calcolo possono essere tutti buttati fuori da particolari stili o elementi. La formattazione potrebbe persino apparire perfetta fino a quando non esportata o inviata a una stampante. Sapere come e perché un programma funziona come fa può eliminare gran parte di questa frustrazione.
È importante progettare la formattazione dei documenti pensando al risultato finale. C'è poco scopo nell'uso della clip art a colori nei documenti che verranno stampati in bianco e nero. Alcune formattazioni complesse, in particolare oggetti collegati tra le suite dell'ufficio, potrebbero non tradurre bene in un file HTML di Hypertext Markup Language). Libri elettronici, report o opuscoli promozionali hanno tutti requisiti specifici per la loro formattazione che possono modificare la quantità di contenuto e la natura del design. Usando modelli o trama il layout diUn documento prima di iniziare può risparmiare tempo e prevenire problemi.
Molto spesso, la formattazione semplice dei documenti è la più efficace. I layout complessi che coinvolgono frame o tabelle nidificati all'interno di altre tabelle potrebbero non essere resi correttamente tramite un altro dispositivo o programma. Allo stesso modo, non è mai una buona idea usare singoli spazi per la formattazione. Gli strumenti di formattazione nell'editor dovrebbero essere utilizzati in quanto erano destinati alla formattazione, senza scorciatoie, per garantire la più alta possibilità di output impeccabile.
Sviluppare la formattazione dei documenti e il contenuto devono andare di pari passo, sebbene dovrebbero essere tracciati individualmente prima di trasferirsi all'editor. La creazione di formattazione al volo può far perdere di vista un utente al design più grande. Il tentativo di creare contenuti per il formato mentre saltare da un elemento all'altro può portare a errori o rotture nella formattazione. Con un piano solido per la formattazione e il contenuto dei documenti in atto in anticipo, il risultato finale può essere completato in minimoProblemi.