Quali sono i migliori consigli per la formattazione dei documenti?
La formattazione dei documenti a volte può essere molto trasparente per un utente e altre volte può essere molto frustrante. Un modo per ottenere buoni risultati di formattazione con il minimo sforzo è conoscere molto bene il programma in uso. Un altro suggerimento è quello di mantenere la formattazione il più semplice possibile e pensare oltre la funzionalità di base degli strumenti disponibili in modo che possano essere utilizzati al massimo delle loro potenzialità. Conoscere la destinazione del documento formattato, che si tratti di una stampante, di un dispositivo portatile o di una pagina Web, può aiutare ad evitare meccanismi di formattazione del documento che potrebbero non tradursi nel supporto finale. Comprendere gli aspetti di come verrà utilizzato il documento può aiutare a definire oggetti, come le immagini, in modo che appaia professionale e abbia una qualità eccellente quando si genera il documento.
La conoscenza di come funziona il software di modifica dei documenti è fondamentale per l'utilizzo di una formattazione dei documenti anche moderata. Ciò che potrebbe sembrare un semplice set di strumenti può diventare sempre più complesso quando le loro interazioni con il testo e tra loro iniziano a produrre risultati imprevedibili. Il wrapping di testo, le interruzioni di riga, i livelli e gli oggetti inseriti come celle di fogli di calcolo possono essere eliminati da stili o elementi particolari. La formattazione potrebbe persino apparire perfetta fino all'esportazione o all'invio a una stampante. Sapere come e perché un programma funziona così può eliminare gran parte di questa frustrazione.
È importante progettare la formattazione dei documenti tenendo presente il risultato finale. C'è poco scopo nell'uso di clipart a colori nei documenti che verranno stampati in bianco e nero. Alcune formattazioni complesse, in particolare gli oggetti collegati tra le suite per ufficio, potrebbero non tradursi bene in un file HyperText Markup Language (HTML). Libri elettronici, report o opuscoli promozionali hanno tutti requisiti specifici per la loro formattazione che possono cambiare la quantità di contenuto e la natura del design. L'uso di modelli o la stampa del layout di un documento prima dell'avvio può far risparmiare tempo e prevenire problemi.
Molto spesso, la formattazione semplice dei documenti è la più efficace. I layout complessi che coinvolgono frame o tabelle nidificati all'interno di altre tabelle potrebbero non essere visualizzati correttamente tramite un altro dispositivo o programma. Allo stesso modo, non è mai una buona idea utilizzare singoli spazi per la formattazione. Gli strumenti di formattazione nell'editor dovrebbero essere utilizzati come erano destinati alla formattazione, senza scorciatoie, per garantire la massima possibilità di risultati impeccabili.
Lo sviluppo della formattazione e del contenuto dei documenti deve andare di pari passo, sebbene debbano essere tracciati individualmente prima di passare all'editor. La creazione al volo della formattazione può far perdere di vista il design più grande. Il tentativo di creare contenuto per il formato mentre si passa da un elemento a un altro può causare errori o interruzioni nella formattazione. Con un solido piano per la formattazione dei documenti e il contenuto in atto in anticipo, il risultato finale può essere completato con problemi minimi.