Quali sono i migliori consigli per l'archiviazione dell'email?
Email o e-mail, abbreviazione di posta elettronica , è il nome dei messaggi di testo inviati su Internet e raccolti dall'utente online o scaricati tramite un client di posta utilizzando la tecnologia push o pull, a seconda del dispositivo e del programma che riceve i messaggi. L'archiviazione si riferisce a un piano di archiviazione in base al quale gli articoli sono disposti in modo logico e accessibile. Può anche fare riferimento alla creazione di una copia di backup del materiale. L'archiviazione della posta elettronica si riferisce a un sistema di archiviazione metodico per la posta elettronica che la rimuove dal server e ne esegue il backup in modo sicuro.
La cosa migliore da fare prima per quanto riguarda l'archiviazione dell'email è considerare le tue opzioni. Decidi se è sufficiente archiviare le tue e-mail nel cloud o se è necessario archiviarle sul tuo computer o su una copia cartacea. Forse alcuni materiali devono essere stampati, mentre altri materiali possono rimanere in formato elettronico. Se le e-mail devono essere archiviate sul tuo computer, decidi se eseguire un backup su un disco rigido esterno e anche se è necessario salvare qualcosa in un formato diverso dal formato di file del tuo client di posta, ad esempio, salvato in PDF formato del file.
Generalmente il secondo passo nella creazione di un sistema di archiviazione e-mail è quello di creare una gerarchia di cartelle di archiviazione all'interno del client e-mail. In questo modo, potresti separare la posta elettronica personale dalla posta elettronica aziendale e assicurarti che le cartelle a cui dovrai accedere più frequentemente siano facilmente raggiungibili. Tieni presente che le cartelle possono essere riorganizzate e rinominate, quindi una volta completato un progetto con la massima priorità, potresti voler avere un modo per archiviarlo nel sistema di cartelle, ad esempio inserendolo in una cartella chiamata "Progetti completati" con l'anno. Considera se la creazione di filtri per ordinare la posta in arrivo direttamente nelle cartelle ti sarà utile: alcune persone giurano per questa funzione; altri non lo usano mai.
Uno dei migliori consigli per l'archiviazione delle e-mail è quello di eliminare le e-mail indesiderate immediatamente dopo la ricezione o dopo averle visualizzate nella posta in arrivo. Questo può farti risparmiare tempo perché non dovrai mai rivederlo di nuovo e aiutare a evitare che materiale non necessario raggiunga l'archivio, dove dovrebbe essere conservato solo materiale di valore. In alternativa, se ti soddisfa meglio, puoi eseguire l'eliminazione di massa prima dell'archiviazione. Potresti essere in grado di impostare il tuo client di posta per quando la posta deve essere eliminata dal server, ma periodicamente, è una buona idea visitare il tuo sito web ISP, vedere cosa c'è effettivamente sul server e cancellare, se necessario. Se hai abbastanza spazio vuoto sul server, puoi scegliere di lasciare lì importanti e-mail come archivio aggiuntivo.
In situazioni aziendali, il rispetto delle normative, la sicurezza e l'efficienza sono elementi chiave per prendere una decisione sull'archiviazione delle e-mail. L'archiviazione della posta elettronica aziendale può essere gestita da applicazioni software create a tale scopo e con funzionalità create per risolvere problemi specifici dell'azienda. Questi includono la possibilità di gestire il percorso cartaceo virtuale ed eliminare i messaggi non più necessari.