Quali sono i diversi tipi di servizi di gestione della stampa?
In generale, la gestione della stampa si riferisce all'amministrazione, al monitoraggio e alla manutenzione dell'hardware della stampante, del software della stampante e dei servizi di documentazione. I servizi di gestione della stampa offerti alle aziende possono includere hardware, software e controllo dei documenti o una combinazione di essi. Le aziende che offrono questi servizi di solito forniscono ai propri clienti opzioni in loco, online, remote e su richiesta. Un servizio di gestione della stampa può essere vantaggioso per un'azienda riducendo i costi relativi alla stampante, aumentando la produttività, minimizzando gli errori e razionalizzando i progetti.
Le opzioni in loco offerte dalle società di gestione delle stampanti includono tipicamente tecnici qualificati che possono fornire supporto dedicato a un gruppo di clienti in una regione. I client di solito effettuano una chiamata a un centro servizi per richiedere supporto su problemi hardware o software. Il tecnico generalmente cerca di risolvere innanzitutto il problema con il client al telefono. Se il problema non viene risolto facilmente, il tecnico normalmente visita il sito. Il servizio in loco è generalmente disponibile per problemi hardware e software, ma non per la gestione dei documenti. Mentre alcuni vantaggi del servizio in loco potrebbero essere l'attenzione ai dettagli e l'assistenza clienti su misura per il cliente, gli svantaggi sono in genere costi più elevati per il servizio e tempi di attesa più lunghi per la risoluzione di un problema.
Molte aziende offrono anche servizi di gestione della stampa online ai propri clienti. I servizi online per il software della stampante e la gestione dei documenti sono in genere combinati con il supporto tecnico in loco per problemi hardware. In caso di problemi con il software, un client con supporto online di solito accede a un account preesistente e avvia una richiesta a cui viene data risposta tramite live chat o e-mail.
Per la gestione dei documenti, i clienti possono normalmente accedere al proprio account, ordinare i documenti che desiderano stampare, caricare i materiali necessari per produrre il documento e quindi pagare il prodotto. Di solito il prodotto viene quindi consegnato all'azienda entro pochi giorni lavorativi. I servizi di gestione della stampa online sono di solito un'opzione interessante per le grandi aziende che potrebbero avere periodi di flusso di lavoro pesanti e possono utilizzare l'assistenza aggiuntiva per il completamento di progetti cruciali. Spesso, può essere più economico esternalizzare il lavoro di stampa invece di pagare risorse aggiuntive e personale per completare il lavoro internamente.
I servizi remoti per la gestione della stampa di solito implicano il supporto hardware e software della stampante per stampanti di rete in grandi aziende. La società di servizi installa normalmente software di monitoraggio sulla rete di computer dell'azienda. Il software di solito controlla eventuali errori hardware o malfunzionamenti durante il monitoraggio dei livelli di toner della stampante e dell'utilizzo del client. I servizi di gestione della stampa remota variano in base al software utilizzato e al livello di controllo assunto dalla società di servizi. Se il livello di controllo sulle risorse della stampante di un'azienda è troppo elevato, i clienti potrebbero sentirsi frustrati e insoddisfatti del servizio.
Le aziende che dispongono di servizi di gestione della stampa su richiesta in genere hanno software speciali installati sulle loro stampanti in rete. Utilizzando il software, possono richiedere il supporto del software della stampante e i servizi di gestione dei documenti. Il supporto su richiesta è spesso più costoso perché è essenzialmente un servizio remoto dedicato. Di solito le grandi aziende con maggiori esigenze di stampa utilizzano servizi su richiesta. Le aziende con molti progetti cruciali che devono essere completati in tempi brevi possono beneficiare in particolare di una soluzione su richiesta.