Che cos'è un Contact Manager?
Un gestore contatti è un software che consente a un utente di memorizzare, organizzare e cercare numeri di telefono, indirizzi, date, note, elenchi e altro. Simile a un responsabile delle informazioni personali, un gestore dei contatti è progettato per i rappresentanti di vendita e altri che devono archiviare informazioni su clienti e potenziali clienti, pianificare riunioni e telefonate e organizzare e-mail e documenti di testo. Con l'enorme quantità di dati che una persona incontra ogni giorno, una singola posizione per la memorizzazione di tali dati è interessante. Le funzionalità di un gestore dei contatti potrebbero includere anche la possibilità di memorizzare password, date e appuntamenti importanti e la capacità di condividere i dati con un altro computer o un assistente digitale personale. Alcuni gestori di contatti possono consentire a più utenti di accedere a un database condiviso di contatti.
Un gestore contatti può anche generare report e organizzare, prevedere e tenere traccia delle attività di vendita. Alcuni offrono la possibilità di allegare una foto, il che è ottimo per coloro che non riescono sempre a ricordare nomi o documenti nel record del contatto. Il backup automatico è un'importante funzione di sicurezza per un gestore dei contatti. Un'altra caratteristica disponibile è la possibilità di raggruppare e classificare i contatti.
Invece di prendere appunti su ritagli di carta o tenere un quaderno, molti utenti optano per un gestore dei contatti con una funzione "note". Utilizzando questa funzione, è possibile digitare, tagliare e incollare o tagliare sezioni di pagine Web in Gestione contatti. Il software timbrerà automaticamente la data e l'ora per consentire di ordinare le note. Alcuni dispositivi consentono anche di scrivere a mano note con uno stilo specializzato.
Come i gestori delle informazioni personali, un gestore dei contatti potrebbe anche avere una funzione di calendario. Utilizzando un programma di gestione del calendario, è possibile tenere traccia di riunioni, festività, compleanni e così via. I promemoria audio possono avvisare che un compito è in scadenza o che si sta avvicinando l'ora della riunione.
La funzione di ricerca di un gestore dei contatti è estremamente preziosa. Puoi cercare per data, categoria, frasi o altri metodi per trovare il materiale che stai cercando. Un gestore dei contatti può contenere anche modelli per attività comuni, come messaggi telefonici, registri delle spese o elenchi di cose da fare.
Esistono molte versioni di contact manager. Alcuni sistemi sono basati su Internet, il che significa che non è necessario caricare alcun software. Altri software di Contact Manager possono essere caricati sul server di un'azienda in modo che i database delle informazioni sui clienti siano accessibili a più dipendenti. Altri fanno parte di un'altra applicazione software, come Microsoft Outlook, che ha una funzionalità di gestione dei contatti aziendali.