Che cos'è un fax digitale?
Un fax digitale è un tipo di documento fax che viene inviato e talvolta ricevuto come documento elettronico anziché come documento cartaceo che viene stampato utilizzando un apparecchio fax standard. Il vantaggio di un fax digitale è che il documento elettronico può essere archiviato in un file su un disco rigido del computer e stampato quando e come il destinatario richiede una copia cartacea. Considerata un'alternativa più ecologica ai fax tradizionali, è possibile inviare un fax digitale utilizzando hardware e software sviluppati allo scopo.
Uno dei modi più comuni che i consumatori utilizzano per inviare o ricevere un fax digitale è quello di coinvolgere i servizi di un fornitore di servizi di fax elettronico. Con questa applicazione, al client vengono fornite le credenziali di accesso per accedere alla rete del provider, caricare una copia del documento elettronico che desidera inviare, fornire le informazioni sul destinatario e quindi inviare il documento. A seconda di come il destinatario preferisce ricevere il documento, il fax digitale può essere indirizzato a un apparecchio fax tradizionale e stampato come una copia cartacea, oppure essere sotto forma di un fax e-mail che il destinatario può salvare sul proprio computer guidare per un uso successivo.
Oltre a configurare un account con un provider di fax digitale, è anche possibile acquistare hardware che consente agli utenti di utilizzare qualsiasi tipo di connessione Internet per inviare o ricevere fax. Con questa applicazione, l'hardware è collegato come dispositivo periferico a un desktop di un computer portatile. Il software viene quindi installato sul computer per consentire al dispositivo collegato di fornire una funzione simile a un fax standard. Molti progetti consentono agli utenti di inserire una copia cartacea di un documento da inviare via fax direttamente nel dispositivo, quindi seguire le istruzioni di base per avviare l'invio. Alcuni modelli consentono inoltre all'utente di selezionare un file elettronico salvato sul disco rigido del computer, fornire le informazioni di contatto necessarie per il destinatario e inviare il fax senza la necessità di utilizzare una copia di stampa.
Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un approccio fax digitale è la riduzione della quantità di carta consumata nel processo. Poiché è possibile utilizzare documenti elettronici anziché copie cartacee, ciò aiuta a ridurre le spese di fornitura di un ufficio. Inoltre, la facilità di estrarre documenti elettronici e di utilizzare un servizio fax digitale o una sorta di attrezzatura collegata al computer significa che gli utenti possono inviare fax a costi inferiori, un aspetto particolarmente importante se l'azienda utilizza regolarmente i fax come parte di l'operazione commerciale.