Che cos'è un file di caricamento?
Un file di caricamento è un documento che accompagna file e dati elettronici raccolti durante il rilevamento elettronico in una causa legale. Il file di caricamento crea una registrazione permanente dei metadati che accompagnano il materiale e funge da indice e riferimento ai documenti, che può essere piuttosto numeroso nelle principali controversie. Il software di e-discovery ha messo in atto meccanismi per creare file di caricamento e gli esperti di questa procedura possono assicurarsi che sia fatto correttamente e in modo appropriato.
Nel corso della scoperta elettronica, le parti in causa identificano e conservano tutti i documenti che potrebbero essere rilevanti per il loro caso. Per proteggere l'integrità dei documenti, l'investigatore potrebbe convertirli in un formato immagine in modo che non possano essere modificati. Questa conversione può potenzialmente privarli di dati e il file di caricamento conserva i metadati, come il nome del creatore, la data e così via, per riferimento futuro. Inoltre, indicizza tutte le immagini per facilitarne la ricerca e il riferimento durante il processo di indagine e di perseguire il caso in tribunale.
L'utente può impostare il modello di file di caricamento con una serie di parametri e chiedere di estrarre tutti i dati rilevanti. Estrarrà testo e metadati da tutti i documenti e lo presenterà in un formato di foglio elettronico. Il foglio di calcolo si collega ai file di imaging per creare riferimenti originali e il litigatore può lavorare con il materiale nel file di caricamento mentre lavora sul caso. Quando è il momento di presentare materiale, il contenzioso può fare riferimento al file di caricamento per estrarre rapidamente ciò di cui ha bisogno per il tribunale.
Esistono molti formati di file di caricamento, poiché numerosi programmi software forniscono servizi di rilevamento elettronico. Gli utenti possono decidere il programma migliore per le loro esigenze o possono affidare il processo a terzi se desiderano concentrarsi su altri aspetti del caso. Nel rilevamento elettronico, i backup e altre misure di sicurezza sono fondamentali per proteggere l'integrità dei dati. Se l'altra parte sfida in tribunale, gli avvocati devono essere in grado di dimostrare che è originale, valido e utilizzabile.
Il software di rilevamento elettronico può richiedere del tempo per l'apprendimento. Avvocati e investigatori potrebbero seguire dei corsi per imparare a utilizzare il software e raccogliere alcuni suggerimenti e trucchi per utilizzarlo nel modo più efficace. Gli errori con questo processo possono essere costosi per un processo ed è importante che il software venga utilizzato correttamente e in modo appropriato per evitare problemi che potrebbero tornare a perseguitare l'avvocato in tribunale.