Che cos'è una copia software?
Una copia software è una copia elettronica di un documento. Contrasta con una copia cartacea, un documento stampato su carta o un altro supporto. Le copie automatiche sono facili da trasferire, distribuire, condividere e manipolare - tutti i potenziali svantaggi o vantaggi, a seconda del documento in questione. Possono anche essere utilizzati per generare copie cartacee, stampando una copia del documento. Molti uffici senza carta o con pochi sprechi dipendono fortemente dalle copie automatiche per comunicare e condividere informazioni.
Le copie morbide possono in genere essere aperte in una varietà di programmi di elaborazione testi. Per una maggiore sicurezza, un documento può essere salvato in un formato di sola lettura. Ciò consentirà alle persone di visualizzarlo, ma non di modificare la copia software. Nei casi in cui le persone sono preoccupate per la modifica o la manipolazione dei dati da parte di persone che hanno accesso al file, ciò può essere utile. Alcuni programmi mantengono anche i registri delle modifiche, consentendo alle persone di tenere traccia delle modifiche apportate al documento, ripristinandole se lo desiderano per ripristinare il documento a un punto precedente.
Le persone con copie automatiche possono inviarle via e-mail, trasferirle su una rete o metterle su un disco o disco rigido portatile da condividere. Questa varietà di tecniche di distribuzione può essere utile e può consentire agli uffici di eliminare le spese come fax e corrieri. Le copie morbide non hanno generalmente la stessa condizione legale delle copie cartacee a causa del potenziale di alterazione, ma possono essere utilizzate per la maggior parte delle attività in un ufficio, incluso cose come inviare bozze di copie di un contratto avanti e indietro per la modifica e l'approvazione , con le persone che esaminano attentamente la copia cartacea prima di firmare per assicurarsi che contenga le modifiche desiderate.
Le copie morbide possono anche essere utilizzate per cose come le presentazioni, con le persone che distribuiscono elettronicamente il documento in modo che tutti ne abbiano una copia o che lo visualizzino su uno schermo durante una presentazione o un evento. La possibilità di apportare modifiche fino all'ultimo minuto può essere utile per le persone che desiderano tempo per perfezionare le loro presentazioni e che potrebbero aver bisogno di apportare modifiche all'ultimo minuto per adattarsi al cambiamento delle informazioni e ad altri problemi. Gli insegnanti spesso archiviano i materiali dell'aula in formato cartaceo in modo da poterli cambiare facilmente e riutilizzarli per le lezioni.
Per gli uffici in cui lo spazio è una considerazione importante, andare interamente o principalmente in formato elettronico può conferire vantaggi significativi. Le persone possono rivedere i materiali in formato cartaceo ed evitare la generazione di grandi volumi di carta che richiederanno la conservazione. Se la sicurezza è un problema, è possibile stabilire misure di sicurezza elettroniche per fornire la massima protezione possibile alle copie virtuali. Ciò può includere strumenti come backup remoti per salvare copie in caso di incendi, virus e altri problemi.