Che cos'è un autorisponditore?
Un autorisponditore è un programma che genera automaticamente una risposta quando riceve informazioni. L'uso classico degli autorisponditori è nella gestione della posta elettronica, ma questi programmi sono disponibili anche sui siti Web. Questo tipo di programma può essere uno strumento molto utile e potente per tutto, dal marketing su Internet alla gestione delle ammissioni in un'università. Molte persone hanno incontrato una versione dell'autorisponditore ad un certo punto della loro vita.
Le prime versioni di questi programmi sono state progettate per restituire errori quando non è stato possibile recapitare un'e-mail, per avvisare il mittente di un problema. Dopo che il sistema di consegna della posta aveva fatto diversi tentativi, avrebbe comunicato all'autorisponditore di contattare il mittente e di dirgli che l'email non era stata recapitata. Anche la causa dell'errore può essere dettagliata, in modo che il mittente possa sapere perché l'errore si è verificato e come potrebbe essere prevenuto in futuro.
Questo concetto ha anche iniziato ad essere adottato da persone che volevano inviare risposte immediate quando hanno ricevuto e-mail per far sapere ai mittenti che l'email è stata ricevuta e ci si potrebbe aspettare una risposta. Questi autorisponditori vengono comunemente utilizzati sui siti del servizio clienti per comunicare alle persone che le loro richieste sono state ricevute e che verranno elaborate entro un determinato periodo di tempo. Questa tecnica viene utilizzata anche nel marketing, in modo che quando qualcuno tenta un contatto, tale contatto viene immediatamente restituito e rafforzato.
Le persone possono utilizzare gli autorisponditori per gestire le loro e-mail quando sono fuori sede o non disponibili. Durante le vacanze, molte persone impostano autorisponditori in modo che quando ricevono e-mail, i mittenti sapranno perché non sarà immediatamente disponibile una risposta personale. Le persone che sono particolarmente preoccupate di rispondere alle e-mail e alle richieste possono attivare la risposta automatica quando non sono disponibili, anche se solo brevemente durante una riunione o a pranzo.
Sono anche disponibili programmi basati sul contenuto. Ad esempio, quando qualcuno desidera annullare l'iscrizione a una mailing list, il server genererà un autorisponditore per confermare che il nome e l'e-mail della persona sono stati rimossi. Questi autorisponditori basati sul contenuto consentono alle persone di concentrarsi su e-mail e problemi che devono essere seguiti personalmente, risparmiando tempo in ufficio. I programmi sui siti Web svolgono spesso la stessa funzione, guidando gli utenti attraverso le domande di base per vedere se l'autorisponditore può aiutare prima che una persona reale debba essere coinvolta.