Che cos'è un controllo di modifica?

Un controllo di modifica, riferito anche a un test di modifica, verifica la validità dei dati inseriti in un sistema di immissione dati. Viene comunemente utilizzato da aziende, organizzazioni e agenzie che devono eseguire numerosi controlli sulle informazioni prima che vengano trasmesse a qualcuno che può elaborare i dati. Un controllo di modifica può verificare l'idoneità dei richiedenti o dei reclami. Gli invii che non superano un controllo di modifica vengono spesso restituiti in modo da poter essere corretti.

I dati immessi in qualsiasi sistema informatico possono essere verificati per la validità mediante un controllo di modifica. Il sistema può utilizzare routine logiche programmate, subroutine e formule matematiche per effettuare questi controlli. Le aziende usano spesso controlli di modifica per verificare che i loro sistemi informatici contengano dati dei clienti validi, come i nomi, al loro interno. Se un controllo di modifica rileva che i nomi dei clienti contengono caratteri numerici, ad esempio, il proprietario dell'azienda può essere avvisato della discrepanza e correggerlo. In questo modo, i controlli di modifica possono aiutare le aziende a ripulire le informazioni dei loro clienti e garantire la corrispondenza standard.

Le agenzie governative usano regolarmente controlli di modifica per determinare la validità e l'accuratezza di moduli, domande o richieste che ricevono. Gli invii che trattano denaro spesso vengono sottoposti a controlli di modifica prima di essere esaminati da persone reali. Ciò può far risparmiare tempo quando i lavoratori hanno a che fare con numerosi invii contemporaneamente.

Gli invii che non superano i controlli di modifica possono essere restituiti in modo da poter essere corretti prima di inviare nuovamente. In passato, le richieste respinte venivano generalmente modificate per telefono dopo che erano state inviate. Le organizzazioni, le agenzie o le imprese che impiegano controlli di modifica, tuttavia, in genere trovano poco pratico apportare tali correzioni, poiché possono richiedere molto tempo e possono essere evitate. I luoghi che utilizzano controlli di modifica come parte del loro sistema generalmente credono che coloro che inviano moduli, richieste e domande abbiano la responsabilità di garantirne l'accuratezza.

Alcuni luoghi possono fornire note con un invio restituito. Le richieste respinte potrebbero essere accompagnate da lettere che descrivono in dettaglio la natura della discrepanza. Suggerimenti su come migliorare la presentazione possono anche essere inclusi nella lettera. L'obiettivo nel restituire un invio è quello di correggere l'invio in modo che possa essere elaborato il più presto possibile. Pertanto, coloro che inviano materiale necessario per superare un controllo di modifica sono spesso invitati a presentare in anticipo per consentire il tempo di apportare eventuali correzioni, se necessario.