Che cos'è un file cabinet elettronico?
Un file cabinet elettronico può essere sia un riferimento metaforico a un sistema di archiviazione di documenti e altre informazioni su un supporto elettronico come un disco rigido del computer, oppure può fare riferimento a un vero software che aiuta a creare e mantenere registri elettronici. Molte volte, un archivio di file elettronici è indicato come un modo per archiviare digitalmente documenti fisici per aumentare l'efficienza della ricerca dei documenti o per ridurre al minimo lo spazio necessario per i record fisici. L'uso di un sistema di archiviazione elettronica può consentire a più utenti di accedere contemporaneamente alle informazioni senza affollarsi di fronte a un archivio di file fisico e può anche rendere le informazioni in essa contenute disponibili in remoto tramite connessioni di rete.
Non esiste un'unica definizione di cosa sia effettivamente un file cabinet elettronico; invece, il termine si riferisce generalmente all'uso dell'archiviazione elettronica in un modo che si avvicina ad un archivio di file fisico. A un livello molto semplice, una singola directory sul disco rigido di un computer che contiene alcuni documenti o altri file è tecnicamente un file cabinet elettronico, poiché i file sono separati, indicizzati e talvolta ricercabili attraverso le funzionalità del sistema operativo. Un sistema di archiviazione elettronica molto avanzato potrebbe impiegare un sistema di gestione di database relazionali (RDBMS), consentendo essenzialmente agli utenti di classificare ogni informazione in un quadro che può quindi cercare o richiamare le informazioni in un modo specifico.
Ci sono molte opzioni disponibili quando si utilizza un file cabinet elettronico che un armadio fisico non può fornire. L'intero casellario, a seconda delle sue dimensioni, può essere copiato su un dispositivo digitale o su un compact disc (CD), consentendo di eseguire facilmente il backup, il trasferimento o il trasporto. Inoltre, può essere reso disponibile attraverso una rete in modo che più utenti possano accedervi indipendentemente dalla posizione. Le informazioni all'interno del sistema di archiviazione elettronica possono essere protette da password o crittografate per una maggiore sicurezza. In alcuni casi, i documenti all'interno di un sistema elettronico possono essere facilmente ricercati per determinate parole chiave, rendendo alcune informazioni più facili da individuare rispetto a quelle di un gabinetto fisico.
Alcune applicazioni che tentano di fornire un sistema di gestione completo per informazioni e documenti possono essere chiamate software di file cabinet elettronico. Questi includono spesso funzionalità e opzioni simili a database per l'accesso alla rete o la generazione di report. In alcuni casi, interi insiemi di documenti possono essere indicizzati da un'applicazione in modo che possano essere facilmente analizzati tramite un'interfaccia utente grafica (GUI).
Occasionalmente, possono sorgere alcuni problemi legati all'uso di un file cabinet elettronico. Uno è che, se le informazioni vengono recuperate da fonti online, potrebbero esserci problemi di copyright nella memorizzazione dei documenti senza il permesso degli autori. Un altro problema, specialmente in settori che hanno forti leggi sulla privacy, è che un sistema elettronico di base per l'archiviazione di file potrebbe non fornire tutti i punti di sicurezza e privacy obbligatori, il che significa che potrebbe essere necessario un tipo di sistema di registrazione elettronica più intenso e specifico del settore. essere utilizzato per dati sensibili.