Che cos'è un sistema di gestione delle informazioni?
Un sistema di gestione delle informazioni è un ampio sistema che incorpora grandi quantità di informazioni all'interno di un'organizzazione. Gli elementi di dati sono inseriti in una varietà di sistemi all'interno di un'organizzazione. La gestione delle informazioni è responsabile del raggruppamento di tutti questi elementi di dati in un sistema coeso. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, questo sistema può attraversare molte piattaforme e applicazioni software o tutte possono essere ospitate nello stesso computer.
Le organizzazioni raccolgono enormi quantità di dati su base giornaliera. Per accedere e utilizzare tutte queste informazioni, l'organizzazione ha bisogno di un sistema informativo ben pianificato e gestito. La fonte o il formato dei dati è irrilevante. Tutti i dati devono entrare nel sistema in modo che l'organizzazione possa utilizzarli.
I dati devono essere gestiti per tutto il loro ciclo di vita. Documenti cartacei, file di documenti elettronici, audio, video e dati specifici dell'applicazione devono essere tutti correttamente acquisiti e archiviati. Leggi e regolamenti impongono requisiti su come i dati devono essere archiviati, utilizzati e archiviati da un'organizzazione. Queste leggi e regolamenti variano in base al tipo di informazioni raccolte.
Individui con esperienza in una varietà di discipline lavorano insieme per sviluppare un sistema di gestione delle informazioni. Gli analisti aziendali e gli avvocati lavorano per definire i requisiti aziendali e legali di una determinata esigenza aziendale. Queste informazioni vengono quindi inviate agli specialisti del database e agli specialisti delle informazioni per determinare come i dati devono essere archiviati in un sistema. Alla fine, programmatori e altri esperti tecnici lavorano per sviluppare il software utilizzato per archiviare queste informazioni.
Ogni esigenza aziendale e di dati di un'organizzazione deve essere affrontata in qualche forma di sistema di gestione delle informazioni. Molti di questi sistemi sono sviluppati all'interno di un'organizzazione, a causa delle esigenze uniche di tale organizzazione. Le applicazioni software commerciali possono essere autorizzate da un'organizzazione per soddisfare molte delle sue esigenze di gestione dei dati; tuttavia, questi sistemi separati devono essere integrati per farli comunicare tra loro. Questo processo di integrazione può essere completato all'interno dell'organizzazione o da consulenti esterni.
Un sistema di gestione delle informazioni contiene al suo interno dati disparati. Questi dati possono essere raccolti mediante l'immissione di dati da tastiera, la raccolta del portale Web o persino i telefoni cellulari. In generale, ci sono alcuni tag su questi elementi di dati che consentono all'organizzazione di estrarre informazioni attraverso il sistema in una particolare indagine. Questa capacità è intrinsecamente importante per il successo del sistema. Se il sistema non consente tale richiesta, non è un sistema di gestione delle informazioni, ma piuttosto una raccolta di applicazioni software.