Che cos'è un documento intelligente?
Un documento intelligente è un tipo specifico di documento elettronico interattivo. Si differenzia da un documento elettronico standard in quanto è dinamico e può essere personalizzato. Le aziende dalle società di marketing alle entità di leasing commerciale possono trarre vantaggio dall'integrazione di documenti intelligenti nelle loro operazioni, poiché il loro utilizzo può far risparmiare tempo e risorse riflettendo immediatamente dati specifici.
I formati per documenti intelligenti includono Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, software Cardiff e XForms di W3C®. DocFire ™, Exari e Intelledox possono anche essere considerati parte della soluzione di documento intelligente. Ognuno di questi software può essere programmato per aiutare nella produzione e nell'uso di documenti intelligenti. Inoltre sono basati su XML, per quanto riguarda i dati utilizzati.
Un documento intelligente è distinto dal documento elettronico medio in modo fondamentale. Mentre un documento elettronico standard può essere considerato la versione digitale di un pezzo di carta, un documento intelligente è interattivo e può essere dinamico. I documenti elettronici interattivi consentono un'elevata personalizzazione dei documenti per l'utente o il visualizzatore.
Pagine Web personalizzate, presentazioni e moduli che cambiano su richiesta dell'utente possono essere considerati documenti intelligenti. Di solito funzionano in combinazione con Internet e un tipo di software server. Queste cose aiutano a dare vita al documento intelligente, a mantenerlo dinamico e a rispondere all'input.
Le domande per un documento intelligente sono numerose. Questi documenti possono aiutare le aziende a semplificare le loro operazioni, aiutare con i protocolli del servizio clienti e ridurre i costi. Alcune aziende che fanno affidamento su dati in continua evoluzione, come le società di marketing, possono anche applicare documenti intelligenti alle loro pratiche commerciali. Ad esempio, le società di marketing che utilizzano documenti intelligenti per riempire automaticamente i materiali di marketing diretto con le informazioni personali dei potenziali clienti hanno maggiori possibilità di raggiungere i loro mercati target e aumentare i loro tassi di conversione. Possono anche consolidare i loro marchi, avere una migliore fidelizzazione dei clienti e ridurre i costi associati al marketing utilizzando documenti intelligenti.
Un esempio di applicazione pratica di documenti intelligenti riguarda il leasing e il prestito commerciali. Questo settore si basa sull'idea che diverse entità presteranno e presteranno a fini commerciali e per periodi di tempo specifici, quindi documenti intelligenti possono aiutare le entità a effettuare i prestiti e il leasing. I documenti intelligenti possono fornire agli agenti di prestito e leasing documenti che sono stati programmati in modo intelligente per riflettere il nome del locatario e altre informazioni personali. Ciò può far risparmiare tempo e risorse al locatore nel tentativo di finalizzare le offerte.