Che cos'è la classificazione dei documenti?
Proprio come un browser Web deve organizzare i dati in modo che gli utenti possano ottenere una ricerca, la classificazione dei documenti consente alle organizzazioni di semplificare la ricerca di informazioni importanti. La categorizzazione dei documenti viene eseguita in modo diverso rispetto all'uso degli algoritmi dei motori di ricerca perché parole chiave specifiche possono avere significati diversi. Tale metodo deve essere in grado di valutare il contesto di specifici documenti commerciali. Con la classificazione controllata dei documenti, l'utente identifica una serie di documenti che il sistema automatizzato può utilizzare come modello. Nel metodo senza supervisione, sono organizzati matematicamente in base a parole e frasi simili.
L'utente ha il massimo controllo sulla classificazione dei documenti quando viene utilizzata la classificazione basata su regole. Il contesto, le categorie e le regole vengono creati in base a ciò che viene inserito manualmente. Durante il processo di recupero dei documenti, tutto viene classificato in base alle regole esatte specificate dall'utente. Le categorie devono essere assegnate anche durante il metodo supervisionato. Il passaggio per scrivere effettivamente le regole che il sistema di ricerca dovrebbe seguire, tuttavia, è completato automaticamente.
Con il clustering di documenti, chiamato anche classificazione non supervisionata, i raggruppamenti e le categorie vengono eseguiti automaticamente. Non esiste un input manuale di regole, che può essere sia vantaggioso che svantaggioso. Questo processo consente di risparmiare tempo in quanto non è necessario scrivere regole e spesso si trovano documenti simili che inizialmente non sono stati considerati simili. Il rovescio della medaglia è che i documenti potrebbero apparire insieme che originariamente non erano destinati a essere nella stessa categoria. L'approccio più automatizzato è anche più tassativo sui sistemi informatici.
Per trovare un equilibrio tra i due diversi metodi, gli specialisti di computer hanno ideato il metodo di classificazione dei documenti semi-supervisionato. I documenti classificati manualmente vengono combinati con set di documenti che non sono etichettati. Programmi che possono associare informazioni da entrambi utilizzano i dati per apprendere come è classificato ogni documento. Il recupero delle informazioni è aiutato da un certo controllo sul processo di classificazione. Il raggruppamento dei documenti è reso più efficiente quando è possibile utilizzare frasi per raggrupparli, come nel caso del clustering di suffissi, in particolare per i documenti archiviati online.
La scienza dell'informazione ha esplorato vari modi per rendere più efficiente il data mining. La maggior parte delle aziende è connessa a Internet, quindi il Web mining deve richiedere il minor tempo possibile per poter trovare i documenti pertinenti. Gli informatici hanno anche creato diversi algoritmi per organizzare i documenti in modo gerarchico. Ognuno è efficace a modo suo e la classificazione dei documenti continua a essere studiata e definita da diversi programmi software e metodi aziendali personalizzati.